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Ein Streitpunkt in der Objektverwaltung ist die Betriebskostenabrechnung, da sie häufig fehlerhaft ist. Eine Betriebskostenabrechnung muss einmal im Jahr erstellt werden, wenn vertraglich vereinbart wurde, monatlich einen Abschlag für die Betriebskosten zu leisten – der Mieter also nicht nur eine Kaltmiete zahlt. Bei Jacasa erfahren Sie, welche Posten in eine Betriebskostenabrechnung gehören und wie diese abzurechnen sind. Umgehen Sie die häufigsten Fehler und nehmen Sie alle abzugsfähigen Ausgaben in die Nebenkostenrechnung auf.
Die Betriebskostenabrechnung wird einmal im Jahr vom Vermieter oder Hausverwalter erstellt und enthält die Nebenkosten, die auf die Mieter umlegt werden. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Betriebskosten und Nebenkosten meist synonym verwendet, obwohl sie rechtlich unterschiedliche Bedeutungen haben: Zu den Nebenkosten zählen alle Kosten, die für den Vermieter im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen. Die Betriebskosten beinhalten jedoch nur die umlagefähigen, bzw. vom Mieter zu tragenden Nebenkosten. Demnach handelt es sich bei den Betriebskosten um Gebühren, die vom Mieter getragen werden.
Während die Definition der Betriebskosten im § 556 I 2des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) steht, ist die genaue Regelung der Betriebskosten ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgehalten. Darin werden auch die umlagefähigen Nebenkosten aufgelistet. Außerdem werden die Betriebskosten über einen oder mehrere Verteilerschlüssel umgelegt. Die Verteilerschlüssel richten sich nach der Größe eines Haushalts, der Anzahl der Personen oder der Wohnfläche.
Es wird zwischen kalten und warmen Betriebskosten unterschieden. Kalte Betriebskosten lassen sich nach einem Verteilerschlüssel berechnen, der sich entweder an der in einem Haushalt lebenden Personenanzahl, an dem tatsächlichen Verbrauch oder an der Wohnungsgröße in Quadratmetern orientiert. Im Vergleich dazu gehören die Heiz- und Warmwasserkosten zu den warmen Betriebskosten. Diese tauchen separat in der Betriebskosten-Abrechnung auf.
Ein Vermieter ist berechtigt, die Kosten in der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umzulegen, wenn diese nach der Betriebskostenverordnung umlagefähig sind. Details dazu sind § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu entnehmen. Zu den wichtigsten Kosten gehören:
Es gibt jedoch auch Kosten, die der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen kann. Diese Kosten sind:
Somit darf der Vermieter die Kosten für ausbleibende Mieteinnahmen, anfallende Maklerprovision, administrative oder organisatorische Zwecke sowie Zahlungen für Instandhaltungsmaßnahmen, wie Fassadenanstich, oder Reparaturen nicht auf den Mieter umlegen.
§ 2 der Betriebskostenverordnung ist relativ umfangreich. Hier können Sie sich den Paragrafen einmal genau ansehen.
Grundsätzlich dürfen Vermieter nur die Betriebskosten auf die Mieter übertragen, die im Mietvertrag vereinbart wurden. Dabei ist es nicht erforderlich, dass alle Posten einzeln im Vertrag aufgeführt sind. Denn nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) ist es ausreichend, wenn der Vermieter im Vertrag erwähnt, dass der Mieter “die Betriebskosten” tragen soll. Unter diese Betriebskosten fallen alle umlagefähigen Betriebskosten gemäß der Betriebskostenverordnung. Zu den umlagefähigen Kosten gehören (Stand 2024):
Diese Regelung der Betriebskosten zielt darauf ab, die Abrechnung zu vereinfachen und transparenter zu gestalten. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass Mieter nur für die Kosten aufkommen müssen, die tatsächlich anfallen. Eine Betriebskostenabrechnung wird nur dann durchgeführt, wenn im Mietvertrag festgelegt wurde, dass der Mieter Vorauszahlungen für Betriebskosten leisten muss oder eine Abrechnung dieser Kosten erfolgen soll. Wenn jedoch eine Betriebskostenpauschale oder eine “Bruttomiete”, die bereits die Betriebskosten abdeckt, vereinbart wurde, entfällt die Notwendigkeit einer separaten Abrechnung.
Am 18. Dezember 2019 hat der Bundesgerichtshof (BGH) in einem Urteil (Az: VIII ZR 62/19) entschieden, dass eine Notdienstpauschale für den Hauswart oder Hausmeister nicht um umlagefähige Betriebskosten handelt. Stattdessen zählt dies zu den Verwaltungskosten, die im Verantwortungsbereich des Vermieters liegen. Außerdem endet am 30.06.2024 die Übergangsfrist für die Abschaffung des Nebenkostenprivilegs. Danach dürfen die Kabelanschlussgebühren nicht mehr in die Nebenkostenabrechnung einfließen, wenn Mieter einen alternativen Übertragungsweg für die Fernsehübertragung nutzen.
Der Deutschen Mieterbund errechnet aus bundesweiten Abrechnungsdaten des Jahres 2022 den aktuellen Betriebskostenspiegel. Demzufolge werden im Durchschnitt 2,87 € pro m2 für die Betriebskosten veranschlagt. Die sogenannte „zweite“ Miete umfasst alle Betriebskostenarten und kann bis zu 2,88 € pro m2 betragen. Demnach haben die Mieter für eine Wohnung mit 80 m² für alle Betriebskostenarten 2.755,20 € im Jahr 2022 bezahlt.
Prognose aktueller Betriebskosten
Die Preisentwicklung ist aufgrund der politischen und wirtschaftlichen Lage nicht einfach einzuschätzen. Doch hängen die Betriebskosten auch vom energetische Zustand des Hauses und der Wohnung sowie äußere Einflüsse, wie dem Klima, ab. Auch gibt es starke Preisunterschiede zwischen Heizöl, Gas und Fernwärme als auch zwischen den einzelnen Gas- und Fernwärmeversorgern. Zudem gibt regionale Unterschiede bei Positionen wie der Grundsteuer, Wasser/Abwasser und Müllbeseitigung.
Erhöhung der Betriebskosten
Wenn die Betriebskosten höher sind als die monatlichen Vorauszahlungen des Mieters, können Vermieter die Vorauszahlung anpassen. Dabei muss die Erhöhung auf der letzten Abrechnung basieren. Normalerweise kann ein Zwölftel der zusätzlichen Kosten pro Monat berechnet werden. Um unerwartet hohe Nachzahlungen zu vermeiden, sollten die Betriebskosten im Mietvertrag klar aufgeführt und realistisch eingeschätzt werden. Die Erhöhung der Betriebskosten muss dem Mieter schriftlich mitgeteilt werden, wobei auf sein Widerspruchsrecht verwiesen werden muss.
Mit Hilfe des Verteilerschlüssels, auch Umlageschlüssel genannt, werden die Nebenkosten auf den Mieter umgelegt und der jeweilige Anteil an den Kosten berechnet. Dabei stehen Vermietern vier verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Die Betriebskosten können entweder entsprechend der Wohnfläche, dem Verbrauch, der Wohneinheit oder der Anzahl der Personen abgerechnet werden. In einigen Fällen bestimmt die Art der Betriebskosten, welcher Verteilerschlüssel verwendet werden muss. In manchen Fällen können Vermieter zu Beginn des Mietverhältnisses eine dieser Varianten wählen. Wenn der Vermieter keinen dann spezifischen Verteilerschlüssel festlegt, müssen die Nebenkosten entsprechend der Quadratmeter umgelegt werden.
Die vier Möglichkeiten für den Verteilerschlüssel sind:
Für die Heizkosten ist festgelegt, dass zwischen 50 % und 70 % entsprechend des Verbrauchs aufgeteilt werden müssen. Die restlichen 30 % bis 50 % der Heizkosten werden unabhängig vom Verbrauch verteilt, in der Regel nach der Quadratmeterzahl. Bei älteren Gebäuden müssen 70 % nach dem Verbrauch aufgeteilt werden. Die kalten Betriebskosten (wie Grundsteuer, Hausmeister usw.), können entweder nach Quadratmetern oder nach der Anzahl der Personen umgelegt werden. Wasser- und Abwasserkosten können nur dann verbrauchsabhängig aufgeteilt werden, wenn in allen Wohnungen Wasserzähler vorhanden sind.
Als Beispiel dient ein Mietshaus, das in 12 Wohnungen aufgeteilt ist und eine Gesamtfläche von 840 m² hat. Insgesamt wohnen 34 Personen in dem Mietshaus. Die Berechnung der Nebenkosten soll nun für ein Paar durchgeführt werden, dessen Wohnung 70 m² Wohnfläche umfasst. Dies entspricht 12 % der gesamten Wohnfläche. Die Betriebskosten werden mit den folgenden Verteilerschlüsseln berechnet:
| Kostenart | Gesamtkosten | Verteilerschlüssel | Anteile Paar | Kosten |
| Grundsteuer | 2.100 € | m2 Wohnfläche | 12 % | 252 € |
| Wasserversorgung | 5.200 € | Verbrauch | Zählerstand | 552 € |
| Heizung | 8.200 € | Verbrauch | Zählerstand | 1.200 € |
| Niederschlagswasser | 1.200 € | m2 Wohnfläche | 12 % | 144 € |
| Müllentsorgung | 4.040 € | Personenzahl | 2 | 237,64 € |
| Gartenpflege | 1.700 € | Wohneinheit | 1/12 | 141,66 € |
| Hausmeister | 5.700 € | Wohneinheit | 1/12 | 475 € |
| Betriebskosten | 28.140 € | 3.002,30 € |
Zusätzlich zu ihrer Miete zahlt das Paar monatliche eine Vorzahlung der Betriebskosten in Höhe von 190 €. Dementsprechend haben sie für ein gesamtes Jahr bereits 2.280 € für die Betriebskosten vorausgezahlt. Nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung müssen sie also 722,30 € nachbezahlen.
Als Vermieter haben Sie nur dann einen Anspruch auf die Bezahlung der Nebenkosten, wenn die Betriebskostenabrechnung formal korrekt ist. Dafür müssen die Gesamtkosten zusammengestellt werden, die in einem Zeitraum der Gesamtabrechnung angefallen sind. Dabei müssen Sie klar darlegen, wie sich die Gesamtkosten zusammensetzen und wie der Anteil des Mieters berechnet wird. Außerdem müssen alle Vorauszahlungen des Mieters berücksichtigt werden. Die folgenden Angaben sollten in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt sein:
Bevor das Schreiben an die Mieter geht, gilt es, die fertige Betriebskostenabrechnung zu prüfen und auf Fehler oder mögliche Ungereimtheiten gegenzulesen.
Abrechnungszeitraum und Fristen der Betriebskostenabrechnung
Der Abrechnungszeitraum, auch Abrechnungsperiode genannt, der Betriebskosten darf maximal 12 Monate betragen. Es ist dafür aber nicht relevant, ob der Abrechnungszeitraum von Januar bis Dezember reicht, oder aber beispielsweise vom 1. Maibis 30.April. Außerdem müssen für eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung die Fristen eingehalten werden. Die Abrechnung darf spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zugestellt werden, bei einem Abrechnungszeitraum vom 01.01.2022 bis 31.12.2022 muss der Mieter die Betriebskostenabrechnung bis zum 31.12.2023 bekommen haben. Danach findet eine Verjährung der Betriebskosten statt.
Sollte die Betriebskostenabrechnung am Ende des Jahres ein Guthaben für die Mieter ergeben, geht die Auszahlung unverzüglich auf das entsprechende Konto. Ein Grund für sinkende Ausgaben kann eine Vergünstigung in einem der Kostenbereiche sein, wie z.B. regionale Veränderungen. Durch die Musterbriefe sparen die Vermieter Zeit und Aufwand in der Verwaltung und in dem Aufsetzen der Rückschreiben.
Musterbrief Guthaben
Im Hinblick auf die Müllentsorgung kommen Pflichten auf den Mieter zu, wie das Trennen von Papier, Plastik und Hausmüll. Außerdem darf kein Abfall in den Ausguss oder in das WC gegeben werden. Um jeglichen Ärger in der Müllversorgung zu vermeiden und womöglich damit anfallende Kosten, sollten die Vermieter einen Musterbrief an die Mieter senden, um die Müllentsorgung zu regulieren.
Hier Musterbrief herunterladen
Die Vorgaben für das Absetzen der Betriebskosten oder der Betriebskostenabrechnung von der Steuer sind identisch. Demnach sind nur Personal- und Lohnkosten abzugsfähig und keine Materialkosten. Bei den Betriebskosten sind das bis zu 20 %. Anrechenbar sind pro Jahr bis zu 1.200 €. Was darüber liegt, ist nicht wichtig für die Steuererklärung.
In vielen Fällen lässt sich aus der Betriebskostenabrechnung nicht ersehen, wie hoch die Material- und wie hoch die Personalkosten sind. Deshalb ist es sinnvoll, sich mit dem Vermieter in Verbindung zu setzen, und nach einer detaillierten Auflistung der Nebenkostenabrechnung zu fragen. Dieser Wunsch darf nicht verweigert werden. Das Schreiben kann beim Finanzamt nachgereicht werden.
Beim Erstellen der Betriebskostenabrechnung sollten Sie besonders auf folgende Punkte achten:
Nachdem die Mieter die Betriebskosten für das Haus und die Wohnung erhalten haben, können sie innerhalb von 30 Tagen auf das Schreiben reagieren. In diesem Zeitraum sollten die Mieter selbst die Betriebskostenabrechnung überprüfen. Wenn Mieter Zweifel an der Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung haben, können sie gemäß § 259 Absatz 1 Satz 1 BGB das Recht auf Einsicht in die Belege beanspruchen. Sollte der Vermieter die Einsichtnahme verweigern, sind Mieter nicht verpflichtet, die Abrechnung zu akzeptieren oder eine Nachzahlung zu leisten. In einem solchen Fall haben Mieter die Option, vor Gericht die Einsicht in die Belege einzuklagen.
Björn Kolbmüller
Geschäftsführer
Um die Rechtmäßigkeit der Kostenabrechnung zu überprüfen, können Mieter in bestimmten Fällen auch die Abrechnungen und Unterlagen anderer Mieter einsehen. Entscheidet sich ein Mieter dazu, gegen die Betriebskostenabrechnung einen Wiederspruch einzulegen, muss dieser fristgerecht sein und eine ordnungsgemäße Begründung enthalten. Die Begründung darf keine Floskeln oder Behauptungen enthalten, sondern muss formelle oder materielle Fehler konkret benennen. Zu diesen zählen zum Beispiel ein inkorrekter Abrechnungszeitraum, eine zu späte Zustellung der Betriebskostenabrechnung oder fehlerhafte Wohnflächenangaben.
Im Zuge eines anstehenden Gerichtsverfahrens werden die Widersprüche und die Nebenkostenabrechnung nochmals gründlich überprüft. Deshalb sollte jeder Mieter seinen Widerspruch gut begründen. Bleibt das Schreiben unbegründet, muss der Mieter im ungünstigsten Fall für die Prozesskosten aufkommen.
Insgesamt ist eine korrekte Betriebskostenabrechnung für Vermieter von entscheidender Bedeutung, um eine faire und transparente Beziehung zu ihren Mietern zu gewährleisten. Durch eine sorgfältige Aufschlüsselung der Kosten und das Vermeiden von Fehlern, wie der Umlage nicht umlagefähiger Positionen, können Konflikte vermieden und das Vertrauen gestärkt werden. Wichtig ist auch, bei Wohnungsverkäufen oder Veränderungen in der Hausverwaltung den Informationsfluss zu gewährleisten, um fehlerhafte Abrechnungen zu vermeiden. Letztendlich bietet eine präzise und rechtzeitige Betriebskostenabrechnung eine solide Grundlage für eine gute Vermieter-Mieter-Beziehung und trägt zur reibungslosen Verwaltung des Mietobjekts bei.
Ja, gem. § 1 der Betriebskostenverordnung sind die Betriebskosten Teil der Nebenkosten für ein Haus oder eine Wohnung. Es lässt sich generell sagen, dass die Betriebskosten die Nebenkosten sind. Bei den Betriebskosten handelt es sich um die auf den Mieter umgelegten Nebenkosten.
Gemäß § 556 Abs. 3 BGB ist der Vermieter dazu verpflichtet, den Mietern innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums die Betriebskostenabrechnung zuzustellen. Zum Beispiel muss die Abrechnung für den Zeitraum vom 01.01.2020 bis zum 31.12.2020 spätestens am 31.12.2021 bei den Mietern vorliegen.
Die Verbraucherzentrale oder der Mieterbund prüfen kostenlos jede Abrechnung der Betriebskosten. Für die Mieter ist es empfehlenswert, einer Mieterschutz-Organisation einzutreten. So können sie die entsprechende Serviceleistungen jederzeit abrufen.
Ein Einspruch gegen die Betriebskostenabrechnung erfolgt schriftlich in den ersten 12 Monaten nach Abrechnung der Nebenkosten. Wer auf Nummer sichergehen möchte, versendet den Widerspruch per Einschreiben mit einem Rücksendeschein. Im Streitfall kann ein Mieter oder Vermieter nachweisen, dass der Widerspruch angekommen ist.
Ausgehend von der Betriebskostenverordnung gibt es umlagefähige Betriebskosten, wie die Ausgaben für Warmwasser und Entwässerung, Müllbeseitigung, die Versicherungen und die Grundsteuer sowie die Kosten für die Müllbeseitigung, die Gebäudereinigung, Hausstrom und Gartenpflege.
