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Ein Streitpunkt in der Objektverwaltung ist die Betriebskostenabrechnung, da sie häufig fehlerhaft ist. Eine Betriebskostenabrechnung muss ein Mal im Jahr erstellt werden, wenn vertraglich vereinbart wurde, monatlich einen Abschlag für die Betriebskosten zu leisten – der Mieter also nicht nur eine Kaltmiete zahlt. Bei Jacasa erfahren Sie, welche Posten in eine Betriebskostenabrechnung gehören und wie diese abzurechnen sind. Umgehen Sie die häufigsten Fehler und nehmen Sie alle abzugsfähigen Ausgaben in die Nebenkostenrechnung auf.
Vermieter und Hausverwalter listen in der Betriebskostenabrechnung die Betriebskosten, die sie auf die Mieter umlegen. Diese Ausgaben werden auf ein Jahr umgelegt. Betriebskosten werden den Mietern in Rechnung gestellt und über einen oder gleich mehrere Verteilerschlüssel umgelegt. Die Verteilerschlüssel gehen nach der Größe eines Haushalts, der Anzahl der Personen oder der Wohnfläche.
Kalte Betriebskosten lassen sich nach einem Verteilerschlüssel berechnen, der sich entweder an der in einem Haushalt lebenden Personenanzahl, an dem tatsächlichen Verbrauch oder an der Wohnungsgröße in Quadratmetern orientiert.
Im Vergleich dazu gehören die Heiz- und Warmwasserkosten zu den warmen Betriebskosten. Diese tauchen separat in der Betriebskosten-Abrechnung auf. Sie werden mindestens zu 50 % in der Betriebskostenabrechnung nachgetragen und maximal mit bis zu 70 %. Die Restsumme lässt sich anhand der Wohnfläche für jeden Quadratmeter ermitteln.
Ein Vermieter ist berechtigt, die Kosten in der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umzulegen, wenn diese nach der Betriebskostenverordnung umlagefähig sind. Details dazu sind § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu entnehmen. Zu den wichtigsten Kosten gehören:
Die Verwalter und Vermieter von Immobilien sind angehalten, in dem Mietvertrag alle Betriebskosten aufzuführen, die auf die Mieter umgelegt werden. Die Rechtsprechung in Deutschland geht davon aus, dass die Begrifflichkeit der Betriebskosten bekannt ist. Sie muss nicht noch einmal im Mietvertrag erklärt werden. Ab sofort ist es nicht mehr notwendig, im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung zu verweisen.
Kein Verwalter oder Vermieter darf sich ohne Definition auf sonstige Betriebskosten beziehen. Die sonstigen umlagefähigen Betriebskosten gehören in den Mietvertrag. Haben sich Mieter und Vermieter auf eine Inklusivmiete oder auf eine Betriebskostenpauschale geeinigt, dürfen am Ende des Jahres keine zusätzlichen Betriebskosten auf die Vermieter umgelegt werden. Weder Ausgaben für die Verwaltung noch für die Instandhaltung gehören zu den Nebenkosten.
§ 2 der Betriebskostenverordnung ist relativ umfangreich. Hier können Sie sich den Paragrafen einmal genau ansehen.
Der aktuelle Betriebskostenspiegel veranschlagt im Durchschnitt 2,17 € für den Quadratmeter. Die „zweite“ Miete umfasst alle Betriebskostenarten und kann bis zu 2,88 € pro Quadratmeter betragen. Im direkten Vergleich zum Vorjahr ist das ein Anstieg um 2,5 %. Das hat der aktuelle Betriebskostenspiegel vom Deutschen Mieterbund ergeben, der auf Basis der Abrechnungsdaten aus dem Jahr 2018 erstellt wurde. Demnach haben die Mieter für eine Wohnung mit 80 m² für alle Betriebskostenarten 2.764,80 € im Jahr 2018 bezahlt.
Regional oder lokal können sich Unterschiede in Abwasser-, Wasser- und Müllgebühren sowie bei der Grundsteuer ergeben. In den vergangenen Jahren sind die Ausgaben für das warme Wasser und die Heizung stabil geblieben. Die Preise rangieren bei circa 1,03 € pro Quadratmeter im Monat. Der energetische Zustand des Hauses und der Wohnung sowie äußere Einflüsse durch das Klima und andere wirtschaftliche Veränderungen können diese Kosten aus den Fugen bringen. Von daher sind die Vermieter gut beraten, die Betriebskostenabrechnung mit großer Sorgfalt zu erstellen.
Für die Betriebskostenabrechnung 2023 werden sich die Preise für Gas und Öl durch die aktuelle politische Lage mit großer Wahrscheinlichkeit erhöhen. Mit einer stabilen Preisentwicklung ist nicht zu rechnen.
Ausgehend von dem Betriebskostenspiegel 2021 und 2020 fallen deutschlandweit pro Quadratmeter Nebenkosten in Höhe von 2,15 € bis 3 € an. Diese Nebenkosten werden für die Heizung und das warme Wasser berechnet. Je nach Ausstattung der Wohnung oder des Hauses können sich Abweichungen ergeben.
Im Idealfall werden die 2 bis 3 € mit der Vorauszahlung der Betriebskosten schon gedeckt. Ist dies nicht der Fall, zum Beispiel aufgrund steigender Energiekosten, darf der Vermieter nach einer erfolgten Betriebskostenabrechnung die Vorauszahlung erhöhen. Er sollte dies dem Mieter schriftlich mitteilen. Die Erhöhung darf allerdings nicht mehr als 8 % betragen.
Die Miete setzt sich aus den Nebenkosten und der Nettomiete zusammen, die monatlich vom Mieter an den Hauseigentümer zu zahlen ist. Am Ende des Jahres kann der Vermieter die zusätzlichen Kosten als Nachzahlung in Rechnung stellen. Die Betriebskostenabrechnung gibt dem Vermieter einmal im Jahr die Gelegenheit, die tatsächlichen Kosten für einen Mieter zu ermitteln. Im Gegenzug kann der Mieter Einspruch gegen die Betriebskostenabrechnung und die Nachzahlung erheben. Jedoch sind feste Fristen einzuhalten.
Einmal im Jahr, spätestens nach 12 Monaten oder am Ende des Abrechnungszeitraums, erfolgt die Nebenkostenabrechnung. Wenn ein Vermieter diese Frist verstreichen lässt, kann er keine Nachzahlungen mehr geltend machen. Das regelt das Bürgerliche Gesetzbuch, § 556. Wer sich nicht an diese Frist hält, riskiert die Verjährung der Betriebskostenabrechnung. Die Einhaltung der Betriebskostenabrechnung und der Frist ist daher von sehr wichtiger Bedeutung.
Neben der Miete können die folgenden Nebenkosten oder Betriebskosten anfallen:
Wenn Sie sich fragen, wie Sie als Vermieter und Immobilienbesitzer eine Betriebskostenrechnung erstellen, sollten Sie die wichtigsten Anhaltspunkte zusammentragen. Zum einen müssen die Gesamtkosten zusammengestellt werden, die in einem Zeitraum der Gesamtabrechnung angefallen sind.
Mit aufzunehmen in die Betriebskostenabrechnung sind alle Vorauszahlungen wie der konkrete Mieteranteil und die Summe, die mit der Nachzahlung anfällt. Zum anderen gehört zu einer ordentlichen Betriebskostenabrechnung für eine Wohnung oder ein Haus die Erklärung des Umlageschlüssels. Bevor das Schreiben an die Mieter geht, gilt es, die fertige Betriebskostenabrechnung zu prüfen und auf Fehler oder mögliche Ungereimtheiten gegenzulesen.
Im Hinblick auf die Müllentsorgung kommen Pflichten auf den Mieter zu, wie das Trennen von Papier, Plastik und Hausmüll. Außerdem darf kein Abfall in den Ausguss oder in das WC gegeben werden. Um jeglichen Ärger in der Müllversorgung zu vermeiden und womöglich damit anfallende Kosten, sollten die Vermieter einen Musterbrief an die Mieter senden, um die Müllentsorgung zu regulieren.
Jacasa hat für Sie einen guten Musterbrief vorbereitet.
Sollte die Betriebskostenabrechnung am Ende des Jahres ein Guthaben für die Mieter ergeben, geht die Auszahlung unverzüglich auf das entsprechende Konto. Ein Grund für sinkende Ausgaben kann eine Vergünstigung in einem der Kostenbereiche sein, wie z.B. regionale Veränderungen. Durch die Musterbriefe sparen die Vermieter Zeit und Aufwand in der Verwaltung und in dem Aufsetzen der Rückschreiben.
Musterbrief Guthaben
Nachdem die Mieter die Betriebskosten für das Haus und die Wohnung erhalten haben, können sie 30 Tage auf das Schreiben reagieren. In diesem Zeitraum können Mieter die Betriebskostenabrechnung prüfen. Erst danach sollten alle Nachforderungen beglichen werden. Im Bedarfsfall ist die Einsicht in die originalen Unterlagen einzufordern. Außerdem bleiben den Mietern weitere 12 Monate Zeit für Einwände gegen die geforderten Nachzahlungen. Ist diese Frist verstrichen, tritt der Fall der Verjährung der Betriebskostenabrechnung ein. Spätere Einwände können nicht mehr geltend gemacht werden.
Zu der fristgerechten Einreichung des Widerspruchs gegen die Betriebskostenabrechnung gehört die ordnungsgemäße Begründung zu den wichtigsten Faktoren. Der Vermieter sollte ebenso die Gelegenheit bekommen, die Betriebskostenabrechnung selbst zu prüfen.
Im Zuge eines anstehenden Gerichtsverfahrens werden die Widersprüche und die Nebenkostenabrechnung nochmals gründlich überprüft. Deshalb sollte jeder Mieter seinen Widerspruch gut begründen. Bleibt das Schreiben unbegründet, muss der Mieter im ungünstigsten Fall für die Prozesskosten aufkommen.
Die Vorgaben für das Absetzen der Betriebskosten oder der Betriebskostenabrechnung von der Steuer sind identisch. Demnach sind nur Personal- und Lohnkosten abzugsfähig und keine Materialkosten. Bei den Betriebskosten sind das bis zu 20 %. Anrechenbar sind pro Jahr bis zu 1.200 €. Was darüber liegt, ist nicht wichtig für die Steuererklärung.
In vielen Fällen lässt sich aus der Betriebskostenabrechnung nicht ersehen, wie hoch die Material- und wie hoch die Personalkosten sind. Deshalb ist es sinnvoll, sich mit dem Vermieter in Verbindung zu setzen, und nach einer detaillierten Auflistung der Nebenkostenabrechnung zu fragen. Dieser Wunsch darf nicht verweigert werden. Das Schreiben kann beim Finanzamt nachgereicht werden.
Ja, gem. § 1 der Betriebskostenverordnung sind die Betriebskosten Teil der Nebenkosten für ein Haus oder eine Wohnung. Es lässt sich generell sagen, dass die Betriebskosten die Nebenkosten sind.
Die Verbraucherzentrale oder der Mieterbund prüfen kostenlos jede Abrechnung der Betriebskosten. Für die Mieter ist es empfehlenswert, einer Mieterschutz-Organisation einzutreten. So können sie die entsprechende Serviceleistungen jederzeit abrufen.
Ein Einspruch gegen die Betriebskostenabrechnung erfolgt schriftlich in den ersten 12 Monaten nach Abrechnung der Nebenkosten. Wer auf Nummer sichergehen möchte, versendet den Widerspruch per Einschreiben mit einem Rücksendeschein. Im Streitfall kann ein Mieter oder Vermieter nachweisen, dass der Widerspruch angekommen ist.
Ausgehend von der Betriebskostenverordnung gibt es umlagefähige Betriebskosten, wie die Ausgaben für Warmwasser und Entwässerung, Müllbeseitigung, die Versicherungen und die Grundsteuer sowie die Kosten für die Müllbeseitigung, die Gebäudereinigung, Hausstrom und Gartenpflege.
