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Ein Mal im Jahr ist der Vermieter verpflichtet, seinen Mietern eine Nebenkostenabrechnung oder auch Betriebskostenabrechnung auszustellen, wenn diese einen monatlichen Abschlag für die Nebenkosten, also Warmmiete, zahlen. Manchmal muss der Mieter Nebenkosten nachzahlen oder, wenn er sparsam war, bekommt er sogar Guthaben, also überzahltes Geld zurück.
Immer wieder kommt es dabei zu Unstimmigkeiten zwischen Mieter und Vermieter. Ist das alles so rechtens, was abgerechnet wurde? Stimmt die Verteilung der Betriebskosten auf alle Mieter? Was darf alles über die Nebenkosten abgerechnet werden? Erfahren Sie hier, was alles bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten ist, damit zwischen Vermieter und Mieter alles gut läuft.
Nebenkosten sind gleich Betriebskosten? Ein klares Jein. In der Nebenkostenabrechnung werden hauptsächlich Betriebskosten aufgeführt. Ein paar wenige Kostenpunkte sind tatsächliche Nebenkosten. Landläufig hat sich aber Nebenkostenabrechnung als Begrifflichkeit vor Betriebskostenabrechnung durchgesetzt.
Aber was sind denn jetzt eigentlich Nebenkosten? Das sind alle Kosten, die zusätzlich zur Miete anfallen und umlagefähig auf den oder die Mieter sind. Diese kehren jährlich immer wieder und können sich durch Preisanpassungen auch ändern.
Im Mietvertrag (egal ob privat oder gewerblich) muss schriftlich vereinbart sein, dass neben der Miete auch Nebenkosten gezahlt werden und im Idealfall auch welche. Dementsprechend MUSS der Vermieter auch jährlich eine Nebenkostenabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung erstellen.
Was unter Nebenkosten fällt und was nicht, legt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) von 2014 fest. Und diese besagt, dass alle Kosten, die durch Gebrauch der Immobilie dem Hauseigentümer laufend entstehen, eben genau diese Nebenkosten sind. Dabei wird zwischen umlagefähig und nicht umlagefähig unterschieden.
Umlegen kann man zum Beispiel all die Kosten, die immer wieder kehren und dadurch auf den oder die Mieter verteilt werden können. Das sind u.a. die Grundsteuer oder Versicherungen. Sie werden auch gern als “kalte Nebenkosten” bezeichnet. “Warme Nebenkosten” sind hingegen Heizkosten und die Warmwasseraufbereitung. Nicht umlagefähig sind dagegen Verwaltungskosten oder Reparaturen.
Mit Excel kann der Vermieter die Abrechnung selbst erstellen. Jacasa stellt Ihnen einen kostenlosen Download einer Vorlage zur Mietschuldenfreiheitsbescheinigung bereit. Das spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch, dass wesentliche Informationen nicht unter den Tisch fallen.
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Die §§ 1-2 der BetrKV (Betriebskostenverordnung) legen genau fest, welche Nebenkosten und Betriebskosten der Vermieter auf seine(n) Mieter umlegen darf:
Übrigens: Wenn Vermieter zum Beispiel Gartenarbeiten oder Hausmeisterarbeiten selber erbringen, dürfen sie die Kosten in der Nebenkostenabrechnung auflisten und abrechnen (BGH, 14.11.2012, Az. VIII ZR 41/12). Allerdings müssen sich diese an den Kosten orientieren, die der Vermieter auch an einen Dritten gezahlt hätte.
Auch hier legt die Betriebskostenverordnung von 2014 genau fest, was der Vermieter nicht in der Nebenkostenabrechnung anführen darf. Diese nicht umlagefähigen Nebenkosten betreffen vor allem den Erhalt und die Verwaltung der Immobilie. Diese Kosten muss der Hauseigentümer selbst tragen. Sollten dennoch einige der nachstehenden Kostenpunkte im Mietvertrag auftauchen, sind diese laut § 556 Abs. 4 des BGB unwirksam.
Zahlt der Mieter Nebenkosten, die durch den Mietvertrag vereinbart worden sind, ist der Vermieter laut § 556 Abs. 3 BGB dazu verpflichtet, alle 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
Diese muss er innerhalb von 12 Monaten zustellen. Der Abrechnungszeitraum, darf einen Zeitraum von 12 Monaten nicht überschreiten. Verlangt der Vermieter in dieser Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung, hat diese aber zu spät zugestellt, müssen Sie den Nachforderungen nicht nachkommen.
Wann kommt die Nebenkostenabrechnung also? Die Abrechnungsperiode ist im Normalfall das vorangegangene Kalenderjahr, außer der Mieter ist zum Beispiel Mitte des Jahres eingezogen, dann geht der Zeitraum von Mietbeginn bis Ende des Jahres.
Geht man also davon aus, dass der Abrechnungszeitraum vom 01.01.2020 bis zum 31.12.2020 festgelegt ist, so muss die Nebenkostenabrechnung 2020 spätestens am 31.12.2021 vorliegen. Wird die Abrechnung erst nach Ablauf dieser 12 Monate zugestellt, verjährt der Anspruch auf Nachzahlungen und Mieter müssen eventuellen Nachforderungen nicht nachkommen.
Hier gibt es aber Ausnahmen:
Die 1-Jahres-Frist gilt auch für die Nebenkostenabrechnung nach Auszug. Anspruch auf einen früheren Erhalt der Abrechnung hat der Mieter nicht. Hier nur ein wichtiger Hinweis: die Zählerstände von Wasser, Gas und Strom müssen beim Auszug abgelesen werden.
Ansonsten kann es zu keiner richtigen Abrechnung kommen, weder für den alten noch für den neuen Mieter. Sollte der Vermieter nach einem Auszug Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung erwarten, kann er laut BGH einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten. Dieser richtet sich meist nach den letzten Nebenkostenabrechnungen.
Kommt die Abrechnung nach Ablauf der gesetzlichen Abrechnungsfrist und der Mieter erhält eine Rückzahlung, verjährt diese nicht und kann noch drei Jahre lang geltend gemacht werden. Ist die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft, hat der Mieter wiederum ein Jahr Zeit gegen diese Widerspruch einzulegen.
Mietern kann man wirklich nur raten, ihre Nebenkostenabrechnung möglichst genau zu prüfen, denn in der Praxis sind über 3/4 fehlerhaft. Dass dies Absicht sein könnte, soll mal dahin gestellt sein. Denn es gibt einiges, was bei der Erstellung bedacht werden muss.
Tipp: Der Umlageschlüssel ist besonders wichtig, denn dieser beschreibt, wie der Vermieter abrechnet. Er kann die Betriebskosten nach Verbrauch, Quadratmetern oder Anzahl der bewohner abrechnen und umlegen. Ausnahme sind die Heizkosten, diese muss der Vermieter nach Verbauch abrechnen.
Die Nebenkostenpauschale ist der Betrag, der im Mietvertrag festgelegt wurde. Sie ist ein fester Betrag und hat auch ohne Nebenkostenabrechnung Gültigkeit. Hat der Mieter zu viel bezahlt, bekommt er nichts wieder. Der Vermieter kann aber auch nichts nachfordern, wenn der Mieter zu wenig gezahlt hat. Solch eine Pauschale bietet sich in einem Zwei-Parteienhaus an, in dem der Vermieter mit wohnt.
Diese Pauschale findet man allerdings selten. Gebräuchlicher ist dagegen die Nebenkostenvorauszahlung. Auch hier wird im Mietvertrag festgelegt wie hoch die Vorauszahlungen sind. Die Nebenkostenabrechnung ist in diesem Fall notwendig. Eine Überzahlung geht an den Mieter zurück. Ist die Vorauszahlung nicht deckend für die Nebenkosten, kann der Vermieter eine Nachzahlung fordern.
Die Nebenkostenabrechnung per Mail zustellen? Möglich. Aber am besten ist es per Post oder sie selbst in den Briefkasten zu werfen. Die Zustellung muss schriftlich erfolgen und mit persönlicher Unterschrift oder Vollmacht, wenn die Erstellung der Nebenkostenabrechnung beauftragt wurde.
Der Vermieter muss die Nebenkosten genau benennen und deren Berechnung aufschlüsseln. Dabei ist es für die Nachvollziehbarkeit wirklich wichtig, dass alles genau aufgeführt wird. Erst dann ist die Abrechnung für den Mieter prüfbar.
Der Vermieter hat bei einem Mehrfamilienhaus nun verschiedene Möglichkeiten, die Nebenkosten auf die Mieter umzulegen. Er muss sich allerdings bei Beginn des Mietverhältnisses für eine Möglichkeit entscheiden. Gibt es keinen festgelegten Verteilerschlüssel oder auch Umlageschlüssel genannt, müssen die Nebenkosten nach Quadratmeterzahl umgelegt werden.
Immer wieder passiert es, dass Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft erstellt werden. Hier sind sowohl Mieter als auch besonders Vermieter gefragt, die Abrechnungen zu überprüfen. Dies vermeidet Ärger und Verzögerungen bei Nach- und Rückzahlungen.
Björn Kolbmüller
Geschäftsführer
Nebenkostenabrechnung Frist nicht eingehalten
Dieser Fehler ist wirklich vermeidbar. Wird die 1-Jahres Frist nicht eingehalten, kann der Vermieter keine Nachzahlungen einfordern. Ebenso darf der Abrechnungszeitraum die 12 Monate nicht überschreiten, ansonsten ist die Abrechnung nicht gültig.
Pauschale oder Vorauszahlung?
Im Mietvertrag muss festgelegt sein, ob es eine Nebenkostenvorauszahlung gibt. Ist das nicht festgelegt, gilt eine Pauschale und damit dürfen keinen Nebenkosten nachgefordert werden.
Nicht umlagefähige Posten
In der Nebenkostenabrechnung taucht die Rechtsschutzversicherung auf oder die Rechnung für Sanierungsarbeiten? Das darf nicht passieren. Diese Kosten trägt der Vermieter allein. Es müssen wirklich alle Kostenpositionen korrekt aufgelistet werden. Ebenso sollten die Gesamtkosten klar ersichtlich sein.
Verteilerschlüssel fehlt
Der Verteilerschlüssel sollte klar ersichtlich sein und genauso angewandt sein wie zu Beginn des Mietverhältnisses festgelegt.
Trennung von Wohn- und Gewebeflächen nicht eindeutig
Immer wieder gibt es Gebäude, die sowohl eine Gewerbefläche wie auch Wohnungen haben. Hier darf nicht der einfache Verteilerschlüssel über die Quadratmeter angewandt werden, da die Gewerbefläche häufig höhere Nebenkosten erzeugt.
Vermieter erstellt keine Nebenkostenabrechnung
Wenn im Mietvertrag eine Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbart ist, ist der Vermieter gesetzlich verpflichtet einen Abrechnung zu erstellen. Hat der Mieter möglicherweise zu viel gezahlt, bringt der Vermieter ihn um eine Rückzahlung.
Eine genaue Richtlinie gibt es dabei nicht. Generell gilt, dass bei der Vorauszahlung mit 2 bis 3 € Nebenkosten pro Quadratmeter gerechnet werden sollte. Je hochwertiger die Immobilie ist, desto höher können die Nebenkosten ausfallen.
Natürlich darf der Vermieter die Vorauszahlung der Nebenkosten erhöhen, wenn die ursprüngliche Vereinbarung nicht kostendeckend ist. Eine Erhöhung der Energiekosten oder Ähnlichem kann Grund dafür sein.
Bei Nebenkostenvorauszahlungen ist eine Erhöhung durch den Vermieter ohne Zustimmung des Mieters zulässig, sollte aber 8 % der letzten Abrechnung nicht übersteigen. Realistische Kalkulationen im Mietvertrag helfen, enorme Nachzahlungen zu verhindern.
Aber um wie viel % dürfen Nebenkosten erhöht werden? Der neue Betrag muss sich an der letzten Nebenkostenabrechnung orientieren und sollte nicht mehr als 8 % steigen. Um solche Erhöhungen zu vermeiden, sollten schon im Mietvertrag die Nebenkosten korrekt aufgelistet und realistisch berechnet sein, sprich mögliche Kostenanstiege sollten eingeplant sein. Laut § 560 BGB braucht der Vermieter für eine Erhöhung der Nebenkosten keine Zustimmung des Mieters.
Gibt es keine Formfehler, die Berechnungen stimmen alle, der Verteilerschlüssel ist klar verständlich und es ist alles aufgeführt, was wirklich umlagefähig ist, dann besteht kein Grund, eine Nachzahlung oder ggf. eine zu geringe Rückzahlung anzuzweifeln. Tritt aber ein Fehler auf, darf der Mieter Widerspruch einlegen und eine Korrektur verlangen.
Ebenfalls darf er von seinem Einsichtsrecht in die Abrechnungsunterlagen Gebrauch machen. Verweigert der Vermieter dies, muss der Mieter vorerst die Nebenkostenabrechnung nicht begleichen und kann sein Einsichtsrecht in die Abrechnungsunterlagen einklagen.
Solche Streitigkeiten und Unklarheiten kann der Vermieter jederzeit vermeiden, indem er das offene Gespräch mit seinen Mietern sucht und alles klar darlegt.
Fazit: Vermieter sind einmal jährlich verpflichtet, eine korrekte und fristgerechte Nebenkostenabrechnung zu erstellen – eine Herausforderung, die oft zu Nachzahlungen oder Guthaben für Mieter führt. Transparenz und Genauigkeit sind entscheidend, um rechtliche Probleme und Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Umlagefähige Kosten müssen klar von nicht umlagefähigen getrennt, und die Erhöhung der Vorauszahlung sollte einen Rahmen von 8 % über der letzten Abrechnung nicht überschreiten. Vermieter und Mieter profitieren von offener Kommunikation und genauer Prüfung der Abrechnung, um eine faire und nachvollziehbare Kostenverteilung zu gewährleisten.
In den Nebenkosten sind alle Kosten enthalten, die zusätzlich zur Miete anfallen. Das sind etwa Kosten für Warmwasser, Heizung, aber auch Müll, Gartenpflege oder Hausmeisterlohn.
Der Vermieter muss Kosten für Sanierungen und Reparaturen selbst tragen. Ebenfalls darf er den Leerstand anderer Wohnungen, die Überwachnung des Gebäudes oder bestimmte Versicherungen und Steuern nicht auf seine Mieter umlegen.
Er muss spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum die Nebenkostenabrechnung zugestellt haben.
Er kann sie selbst mit Hilfe von Excel oder anderen Programmen erstellen oder nimmt Dienstleister oder Verwalter in Anspruch.
Im Prinzip alle. Dabei ist darauf zu achten, dass es sich um Personal – und Lohnkosten handelt. Hilfreich ist dabei die Einsicht in die Berechnungsunterlagen. Bis zu 1.200 € sind so absetzbar.
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