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Die WEG-Hausverwaltung hat sich durch die Reform von 2020 grundlegend modernisiert. Mit erweiterten Befugnissen für Verwalter, gestärkten Eigentümerrechten und digitalen Innovationen stehen Wohnungseigentümer heute vor der Herausforderung, sich in einem komplexeren Verwaltungsumfeld zurechtzufinden.
Was macht eine professionelle WEG-Hausverwaltung aus? Welche Rechte und Pflichten haben Eigentümer, und wie lässt sich die Zusammenarbeit optimal gestalten? Der Jacasa-Ratgeberartikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über alle wichtigen Aspekte der modernen Wohnungseigentumsverwaltung und zeigt, worauf Sie besonders achten sollten.
Die WEG-Verwaltung bildet das organisatorische Fundament jeder Wohneigentumsgemeinschaft. Als professioneller Dienstleister übernimmt sie die komplexe Aufgabe, das gemeinschaftliche Eigentum zu verwalten und dabei die verschiedenen Interessen aller Eigentümer zu koordinieren.
Mit der WEG-Reform von 2020 hat der Gesetzgeber die Position der Verwaltung deutlich gestärkt. Der Reform widmen wir uns im Detail im nächsten Kapitel. In diesem Kapitel sehen wir uns die Grundlagen der WEG-Hausverwaltung an.
Ein grundlegendes Verständnis der unterschiedlichen Verwaltungsformen ist für Wohnungseigentümer essentiell. Die WEG-Verwaltung konzentriert sich auf das Gemeinschaftseigentum wie Außenanlagen, Fassaden, Treppenhäuser, Aufzüge und Heizungsanlagen. Auch gemeinschaftliche Versicherungen liegen im Aufgabenbereich der WEG-Verwaltung.
Die Sondereigentumsverwaltung hingegen kümmert sich um einzelne Wohneinheiten und deren spezifische Belange. Damit ist die Mietverwaltung bei vermieteten Einheiten, die Nebenkostenabrechnungen für individuelle Wohnungen und die Betreuung von Mietern und Eigentümern gemeint. Auch hier gehören die individuellen Versicherungsangelegenheiten zu den Tätigkeiten der Hausverwaltung.
Bei der Aufteilung des Gebäudes in Gemeinschafts- und Sondereigentum gilt die Faustformel: Alles, was konstruktiv mit dem Gebäude verbunden ist oder mehreren Eigentümern dient, fällt unter das Gemeinschaftseigentum. Fenster und Balkone sind dabei oft Sonderfälle, deren Zuordnung in der Teilungserklärung geregelt sein sollte.
Die Digitalisierung hat auch die WEG-Verwaltung erfasst. Zeitgemäße Verwaltungen bieten daher häufig folgende Features an:
Diese technischen Möglichkeiten vereinfachen die Kommunikation zwischen Verwaltung und Eigentümern erheblich und ermöglichen eine transparentere Verwaltungsarbeit. Die klare Trennung zwischen WEG- und Sondereigentumsverwaltung hilft bei der Organisation des Verwaltungsalltags und schafft Klarheit bei Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
Wenn Sie als Eigentümer diese Unterscheidung kennen, können Sie Ihre Rechte und Pflichten besser wahrnehmen.
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Die WEG-Reform von 2020 markiert einen bedeutenden Wendepunkt in der Verwaltung von Wohneigentumsgemeinschaften. Sie stärkt einerseits die Position des Verwalters durch erweiterte Handlungsbefugnisse, führt aber gleichzeitig neue Kontrollmechanismen ein.
In diesem Kapitel geben wir Ihnen einen groben Überblick über die Reform. Wenn Sie einen tiefgründigeren Einblick wünschen, empfehlen wir Ihnen unserern Ratgeberartikel zum Thema WEG-Reform.
Seit der Reform kann der Verwalter bei Maßnahmen von geringerer Bedeutung eigenständig entscheiden und handeln. Dies umfasst beispielsweise die Durchführung kleinerer Reparaturen, ohne dass dafür ein vorheriger Beschluss der Eigentümerversammlung erforderlich ist.
Björn Kolbmüller
Geschäftsführer
Auch beim Abschluss von Versorgungs- und Dienstleistungsverträgen kann der Verwalter nun selbstständig agieren. Eine besonders wichtige Neuerung ist die Möglichkeit zur eigenständigen gerichtlichen Durchsetzung von Hausgeldforderungen, was die Handlungsfähigkeit der Verwaltung bei säumigen Zahlern deutlich verbessert.
Als Ausgleich zu den erweiterten Verwaltungsbefugnissen wurden die Rechte der Eigentümer deutlich gestärkt, denn sie haben nun ein umfassendes Einsichtsrecht in sämtliche Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft. Zudem muss der Verwalter einen jährlichen Vermögensbericht erstellen, der die finanzielle Situation transparent darstellt.
Eine wichtige Neuerung betrifft die Abberufung des Verwalters: Diese ist jetzt auch ohne ausführliche Begründung möglich, was die Position der Eigentümergemeinschaft stärkt. Nach einer solchen Abberufung kann der Verwaltervertrag innerhalb von sechs Monaten gekündigt werden, was zusätzliche Flexibilität bei der Neuausrichtung der Verwaltung ermöglicht.
Die Reform von 2020 brachte auch wesentliche Modernisierungen für die Organisation und Durchführung von Eigentümerversammlungen mit sich. Diese Änderungen zielen darauf ab, die Teilnahme für Eigentümer zu erleichtern und die Versammlungen effizienter zu gestalten.
Besonders die Integration digitaler Möglichkeiten und die Vereinfachung formaler Anforderungen machen die Versammlungen zeitgemäßer und zugänglicher. Zu den wichtigsten Neuerungen zählen:
Die neue Beschlussfähigkeit unabhängig von der Teilnehmerzahl bedeutet mehr Verantwortung für jeden einzelnen Eigentümer. Wer bei wichtigen Entscheidungen mitreden möchte, sollte die Versammlung – ob persönlich oder online – auf jeden Fall wahrnehmen. Denn auch mit wenigen Teilnehmern gefasste Beschlüsse sind gültig und bindend.
Ein zentraler Aspekt der Reform betrifft die Professionalisierung der Verwaltungstätigkeit. Es wurde ein Zertifizierungssystems für Verwalter, sowie die Anforderung des Nachweises rechtlicher, kaufmännischer und technischer Kenntnisse, eingeführt.
Außerdem ist eine Prüfung der Verwalter durch die Industrie- und Handelskammer vorgesehen. Die Übergangsfrist für bestehende Verwalter ist 3,5 Jahre lang. Besonders relevant ist für Sie als Eigentümer ist es, dass Sie das Recht haben, einen Sachkundenachweis vom Verwalter zu fordern. Dies gilt seit 2022, zwei Jahre nach Inkrafttreten der Reform.
| Bereich | Wichtigste Änderungen |
|---|---|
| Neue Verwalterbefugnisse | • Eigenständige Entscheidungen bei kleineren Maßnahmen • Direkte Durchsetzung von Hausgeldforderungen • Abschluss von Versorgungs- und Dienstleistungsverträgen • Pflicht zur Zertifizierung |
| Gestärkte Eigentümerrechte | • Umfassendes Einsichtsrecht in alle Unterlagen • Vereinfachte Abberufung des Verwalters • Anspruch auf Sachkundenachweis • 6-Monats-Kündigungsfrist nach Abberufung |
| Eigentümerversammlung | • Einladungsfrist: 3 Wochen (vorher 2 Wochen) • E-Mail-Einladungen zulässig • Online-Teilnahme möglich • Beschlussfähigkeit unabhängig von Teilnehmerzahl |
| Qualifikation & Übergang | • IHK-Prüfung als Qualifikationsnachweis • 3,5 Jahre Übergangsfrist für bestehende Verwalter • Zertifizierungspflicht seit 2022 • Nachweis rechtlicher und kaufmännischer Kenntnisse |
Eine professionelle WEG-Hausverwaltung ist das Fundament für den Werterhalt und das reibungslose Funktionieren Ihrer Immobilie. Die Aufgaben und Pflichten reichen von der technischen Instandhaltung über das Finanzmanagement bis zur rechtlichen Vertretung. Erfahren Sie hier, was eine gute Hausverwaltung für Sie leistet.
Eine zentrale Aufgabe der WEG-Hausverwaltung ist die kontinuierliche Überwachung und Pflege der Gebäudesubstanz. Der Verwalter führt regelmäßige Begehungen durch, um den Zustand des Gebäudes zu prüfen und mögliche Schäden frühzeitig zu erkennen. Bei festgestellten Mängeln organisiert er umgehend die notwendigen Reparaturen und koordiniert die beauftragten Handwerker.
Die regelmäßige Begehung des Gebäudes durch den Verwalter sollte mindestens zweimal jährlich erfolgen. Bewährt haben sich Termine im Frühjahr (nach der Frostperiode) und im Herbst (vor der Heizperiode).
Lassen Sie sich bei Interesse die Begehungsprotokolle vorlegen – sie sind wichtige Dokumente für die Planung künftiger Instandhaltungsmaßnahmen.
Besonders wichtig ist die vorausschauende Planung von Sanierungen und Modernisierungen. Der Verwalter erstellt dafür einen langfristigen Instandhaltungsplan, der größere Maßnahmen wie Fassadensanierungen, Dacherneuerungen oder die Modernisierung der Heizungsanlage berücksichtigt. Dies ermöglicht eine gezielte Rücklagenbildung und verhindert finanzielle Überraschungen für die Eigentümer.
Das finanzielle Rückgrat der WEG bildet die kaufmännische Verwaltung. Der Verwalter erstellt jährlich einen detaillierten Wirtschaftsplan, der alle zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben auflistet. Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei der Verwaltung der Instandhaltungsrücklagen, die für größere Reparaturen und Sanierungen gebildet werden.
Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich ist die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Hierbei werden alle angefallenen Kosten erfasst und nach dem vereinbarten Verteilungsschlüssel auf die einzelnen Eigentümer umgelegt. Eine professionelle Führung der Buchhaltung gewährleistet dabei die notwendige Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Zahlungsströme.
Die rechtliche Vertretung durch den Verwalter ist ein wichtiger Aspekt der professionellen WEG-Verwaltung. Der Verwalter fungiert dabei als bevollmächtigter Vertreter der Eigentümergemeinschaft und handelt in deren Namen und Interesse.
Durch diese Funktion wird sichergestellt, dass die WEG nach außen hin einheitlich und professionell auftreten kann, ohne dass jeder einzelne Eigentümer bei Vertragsabschlüssen oder behördlichen Angelegenheiten einbezogen werden muss. Die Vertretungsbefugnis umfasst dabei verschiedene Bereiche:
Für kleine Wohneigentumsgemeinschaften mit bis zu 10 Einheiten gelten besondere Herausforderungen. Die Selbstverwaltung kann hier eine kostengünstige Alternative sein, erfordert aber erhebliches Engagement der Eigentümer. Digitale Verwaltungstools und spezialisierte Software können die Verwaltungsarbeit erheblich erleichtern.
Wenn Sie noch mehr zum Kapitelthema erfahren möchten, lesen Sie hier unseren Ratgeberartikel zu den Aufgaben einer Hausverwaltung!
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Wenn ein WEG-Verwalter seine Aufgaben nicht ordnungsgemäß erfüllt, kann dies ernste Folgen für die Eigentümergemeinschaft haben. Ein systematisches Vorgehen auf Basis unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei, die Situation professionell zu lösen.
Die Abmahnung ist besonders dann wichtig, wenn einzelne Versäumnisse für sich genommen keine sofortige Abberufung rechtfertigen würden. Sie dokumentiert ein Muster von Pflichtverletzungen.
Nach einer Abberufung muss zeitnah eine neue Verwaltung bestellt werden. Wie in diesem Ratgeberartikel bereits geschildert, hat Ihre Eigentümergemeinschaft dabei die Wahl zwischen einer professionellen Hausverwaltung oder – bei kleineren WEGs – einer Selbstverwaltung mit Unterstützung digitaler Verwaltungstools.
Die Kosten für eine professionelle WEG-Hausverwaltung bewegen sich im Marktdurchschnitt zwischen 30 und 50 € monatlich pro Wohneinheit. Auf das Jahr hochgerechnet bedeutet dies eine Investition von 360 bis 600 € pro Wohnung. Als grobe Faustregel gilt: Planen Sie etwa eine Monatsmiete pro Jahr für die professionelle Verwaltung ein.
Zusätzlich zur Grundgebühr können bei WEG-Verwaltungen Sonderleistungen anfallen, die meist separat berechnet werden. Typische kostenpflichtige Sonderleistungen sind:
Da diese Leistungen die monatlichen Kosten merklich erhöhen können, ist es wichtig, bereits bei der Auswahl der Verwaltung auf eine transparente Kostenstruktur zu achten.
Die konkrete Höhe Ihrer Verwaltungskosten wird von mehreren Faktoren bestimmt. Ein genauer Blick auf diese Einflussfaktoren hilft Ihnen, die Angebote verschiedener Anbieter besser einzuschätzen:
In Metropolregionen liegen die Grundgebühren deutlich höher als in ländlichen Gebieten. Dafür bieten städtische Regionen eine größere Auswahl an Verwaltungen. Mittelgroße Städte erreichen oft das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.
Wie finden Sie einen qualifizierten WEG-Verwalter? Die Anforderungen sind hoch, denn ein qualifizierter Verwalter muss nicht nur fachlich versiert sein, sondern auch alle Beteiligten harmonisch koordinieren können. Dabei gibt es einige entscheidende Kriterien, die über Erfolg oder Misserfolg bestimmen.
Die gesetzlich vorgeschriebene Zertifizierung nach § 26a WEG ist dabei nur die Grundvoraussetzung. Sie garantiert, dass der Verwalter über die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Mindestens genauso wichtig ist mehrjährige Praxiserfahrung in der Betreuung vergleichbarer Objekte.
Lassen Sie sich nicht von günstigen Preisen blenden. Ein kompetenter Verwalter mit guter technischer Ausstattung und ausreichend Personal kostet mehr – spart aber langfristig Geld durch professionelles Management.
Wenn Sie einen guten Verwalter gefunden haben, kommt die nächste Aufgabe auf Sie zu – denn die formelle Bestellung erfolgt durch Beschluss der Eigentümerversammlung. Nutzen Sie die Gelegenheit, den Kandidaten persönlich kennenzulernen und sein Konzept zu hinterfragen. Der anschließende Verwaltervertrag sollte alle Leistungen, Pflichten und Vergütungen glasklar regeln. Nehmen Sie sich Zeit für die Prüfung und holen Sie bei Bedarf rechtlichen Rat ein.
Die folgende kurze Checkliste kann Ihnen bei der Prüfung eines WEG-Hausverwalters unterstützen – damit Sie vor der Bestellung keinen wichtigen Aspekt vergessen!
Wie wir Ihnen im Laufe des Artikels bereits erläutert haben, ist die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Wohneigentumsgemeinschaft und Hausverwaltung für den Werterhalt und die positive Entwicklung Ihrer Immobilie entscheidend. Doch wie gestalten Sie diese wichtige Partnerschaft möglichst effizient und konstruktiv?
Persönliche Treffen mit der Hausverwaltung sind für eine erfolgreiche Zusammenarbeit äußerst förderlich. Ein fest etablierter Jour fixe bietet sich auch deshalb an, weil er schnelle Reaktionen auf aktuelle Entwicklungen erlaubt – ein quartalsweises Treffen reicht vollkommen aus.
Dabei können auch komplexere Sachverhalte detailliert erörtert werden, die sich über digitale Kanäle nur schwer vermitteln lassen. Diese regelmäßigen Gespräche stärken zudem das gegenseitige Verständnis und Vertrauen.
Der Verwaltungsbeirat dient als Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung. Seine Aufgaben umfassen die regelmäßige Kontrolle der Verwaltungsarbeit, die Prüfung von Abrechnungen und Wirtschaftsplänen und die Vorbereitung von Eigentümerversammlungen. Wenn es zu Meinungsverschiedenheiten kommt, kann er ebenfalls als vermittlende Instanz zwischen den unterschiedlichen Interessenslagen dienen.
Die Überprüfung der Leistungen Ihrer Hausverwaltung sollte möglichst anhand festgelegter Kriterien erfolgen. Sofern Ihnen Mängel auffallen, sollten Sie Ihrer Verwaltung mit konstruktiven Verbesserungsvorschlägen begegnen. Wer sinnvoll Kritik übt, dann die Zusammenarbeit langfristig optimieren.
Die professionelle WEG-Hausverwaltung hat sich durch die WEG-Reform 2020 grundlegend modernisiert. Mit erweiterten Befugnissen für Verwalter, gestärkten Eigentümerrechten und der Einführung digitaler Möglichkeiten wurde die Basis für eine effizientere Verwaltung geschaffen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die fachliche Qualifikation der Verwalter.
Die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Eigentümern und Verwaltung basiert auf mehreren Säulen: einer transparenten Kommunikation, regelmäßigen Kontrollen durch den Verwaltungsbeirat und einer klaren Aufgabenteilung. Professionelle Verwalter müssen heute nicht nur rechtliches und technisches Know-how mitbringen, sondern auch digitale Kompetenzen beweisen.
Mit der richtigen Auswahl des Verwalters und einem aktiven Engagement in der Eigentümergemeinschaft legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Immobilienverwaltung. Eine gut funktionierende WEG-Verwaltung sichert nicht nur den Werterhalt Ihrer Immobilie, sondern trägt durch vorausschauende Planung und professionelles Management auch zu einer positiven Wertentwicklung bei.
Die monatlichen Kosten liegen zwischen 30 und 50 € pro Wohneinheit, also etwa 360 bis 600 € im Jahr. Als Faustregel kann man mit einer Monatsmiete pro Jahr rechnen. Hinzu kommen mögliche Zusatzkosten für Sonderleistungen wie Eigentümerversammlungen oder Sanierungsbetreuung.
Die Hauptaufgaben umfassen die technische Instandhaltung des Gebäudes, die kaufmännische Verwaltung (Wirtschaftsplan, Abrechnungen) und die rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft. Dazu gehören auch regelmäßige Begehungen und die Koordination von Dienstleistern.
Ja, seit der WEG-Reform 2020 ist eine IHK-Zertifizierung nach § 26a WEG verpflichtend. Verwalter müssen rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse nachweisen. Eigentümer haben das Recht, einen Sachkundenachweis zu fordern.
Für Wohneigentumsgemeinschaften mit bis zu 10 Einheiten ist eine Selbstverwaltung durchaus möglich. Dies spart zwar Kosten, erfordert aber erhebliches Engagement der Eigentümer und fundierte Kenntnisse. Digitale Verwaltungstools können die Arbeit erleichtern.
