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Nebenkostenabrechnung: Das ist zu beachten

Björn Kolbmüller Geschäftsführer
10. Apr 2024 / 18 Min. Lesezeit

Ein Mal im Jahr ist der Vermieter verpflichtet, seinen Mietern eine Nebenkostenabrechnung oder auch Betriebskostenabrechnung auszustellen, wenn diese einen monatlichen Abschlag für die Nebenkosten, also Warmmiete, zahlen. Manchmal muss der Mieter Nebenkosten nachzahlen oder, wenn er sparsam war, bekommt er sogar Guthaben, also überzahltes Geld zurück.

Immer wieder kommt es dabei zu Unstimmigkeiten zwischen Mieter und Vermieter. Ist das alles so rechtens, was abgerechnet wurde? Stimmt die Verteilung der Betriebskosten auf alle Mieter? Was darf alles über die Nebenkosten abgerechnet werden? Erfahren Sie hier, was alles bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten ist, damit zwischen Vermieter und Mieter alles gut läuft.

Was sind Nebenkosten?

Links im Bild ein Taschenrechner auf dem 2014 steht, rechts daneben Euro Geldscheine und Münzen, dadrüber ein Aktenordner mit der Aufschrift Nebenkosten, alles auf weißem Hintergrund

Nebenkosten sind gleich Betriebskosten? Ein klares Jein. In der Nebenkostenabrechnung werden hauptsächlich Betriebskosten aufgeführt. Ein paar wenige Kostenpunkte sind tatsächliche Nebenkosten. Landläufig hat sich aber Nebenkostenabrechnung als Begrifflichkeit vor Betriebskostenabrechnung durchgesetzt.

Aber was sind denn jetzt eigentlich Nebenkosten? Das sind alle Kosten, die zusätzlich zur Miete anfallen und umlagefähig auf den oder die Mieter sind. Diese kehren jährlich immer wieder und können sich durch Preisanpassungen auch ändern.

Gut zu wissen – Vereinbarung

Im Mietvertrag (egal ob privat oder gewerblich) muss schriftlich vereinbart sein, dass neben der Miete auch Nebenkosten gezahlt werden und im Idealfall auch welche. Dementsprechend MUSS der Vermieter auch jährlich eine Nebenkostenabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung erstellen.

Was unter Nebenkosten fällt und was nicht, legt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) von 2014 fest. Und diese besagt, dass alle Kosten, die durch Gebrauch der Immobilie dem Hauseigentümer laufend entstehen, eben genau diese Nebenkosten sind. Dabei wird zwischen umlagefähig und nicht umlagefähig unterschieden.

Umlegen kann man zum Beispiel all die Kosten, die immer wieder kehren und dadurch auf den oder die Mieter verteilt werden können. Das sind u.a. die Grundsteuer oder Versicherungen. Sie werden auch gern als “kalte Nebenkosten” bezeichnet. “Warme Nebenkosten” sind hingegen Heizkosten und die Warmwasseraufbereitung. Nicht umlagefähig sind dagegen Verwaltungskosten oder Reparaturen.

Gut zu wissen – Nebenkostenabrechnung erstellen lassen

Mit Excel kann der Vermieter die Abrechnung selbst erstellen. Jacasa stellt Ihnen einen kostenlosen Download einer Vorlage zur Mietschuldenfreiheitsbescheinigung bereit. Das spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch, dass wesentliche Informationen nicht unter den Tisch fallen.

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Umlagefähige Posten in der Nebenkostenabrechnung

Die §§ 1-2 der BetrKV (Betriebskostenverordnung) legen genau fest, welche Nebenkosten und Betriebskosten der Vermieter auf seine(n) Mieter umlegen darf:

  • Grundsteuer: Sie ist eine laufende Last des Grundstücks und darf daher umgelegt werden. Außerdem hat der Bundesgerichtshof (Az. VIII ZR 264/12) entschieden, dass die vorläufige Abrechnung vom Vermieter auch nach der Jahresfrist nachgebessert werden darf, wenn die Gemeinde die Grundsteuer rückwirkend neu festsetzt.
  • Müll: Die Entsorgung fällt zu Lasten des Mieters, die Anschaffung der Mülltonne hingegen nicht.
  • Versicherungen: Sach- und Haftpflichtversicherungen.
  • Gebäudereinigung und Gartenpflege: Gemeinsam genutzter Raum, Pflanzen, Straßenreinigung, Gehalt des Hausmeisters (Kosten für Notdienst werden allerdings nur vom Vermieter getragen); hier ist unbedingt darauf zu achten, dass der Hausmeister für seine Hausmeisterarbeiten nicht doppelt abgerechnet wird, weil er evtl. auch Gartenarbeiten erledigt.
  • Heizung/Warmwasser: 50-70% individueller Verbrauch des Mieters bei Mehrfamilienhaus, der Rest wird nach Quadratmeterzahl auf alle Mieter umgelegt; hierzu gehören auch Kosten für den Schornsteinfeger.
  • Wasser/Abwasser: Durch die Wasseruhr im Haushalt genau festlegbar.
  • Strom: Falls dieser vom Vermieter vorgegeben wird.
  • Sonstige: Häufig wird dieser Punkt etwas offener gehalten für mögliche Änderungen wie zum Beispiel die Einstellung eines Gärtners für die Gartenarbeiten etc. Ansonsten fallen hierunter auch die Wartung der Rauchmelder, Fahrstuhlkosten, Antennen- oder Kabelanschluss.

Übrigens: Wenn Vermieter zum Beispiel Gartenarbeiten oder Hausmeisterarbeiten selber erbringen, dürfen sie die Kosten in der Nebenkostenabrechnung auflisten und abrechnen (BGH, 14.11.2012, Az. VIII ZR 41/12). Allerdings müssen sich diese an den Kosten orientieren, die der Vermieter auch an einen Dritten gezahlt hätte.

An einer Gartenhauswand hängen Gärtnereiwerkzeuge an einem kleinen Holzstück.

Nicht umlagefähige Posten in der Nebenkostenabrechnung

Auch hier legt die Betriebskostenverordnung von 2014 genau fest, was der Vermieter nicht in der Nebenkostenabrechnung anführen darf. Diese nicht umlagefähigen Nebenkosten betreffen vor allem den Erhalt und die Verwaltung der Immobilie. Diese Kosten muss der Hauseigentümer selbst tragen. Sollten dennoch einige der nachstehenden Kostenpunkte im Mietvertrag auftauchen, sind diese laut § 556 Abs. 4 des BGB unwirksam.

  • Verwaltungskosten: Häufig werden Verwalter für Mehrfamilienhäuser angestellt, die u.a. die Nebenkostenabrechnung erstellen. Sein Gehalt darf nicht auf die Mieter umgelegt werden. Ebenso dürfen keine Gebühren für Post, Bank und Telefon auftauchen.
  • Leerstand: Ein Vermieter darf die Nebenkosten nicht erhöhen, wenn ihm Mieteinnahmen fehlen. Die Mülltonne zu der leerstehenden Wohnung muss abgemeldet werden und darf nicht zulasten anderer Mieter weiter gezahlt werden. Auch die Maklerprovision für die Neuvermietung darf nicht umgelegt werden.
  • Grunderwerbssteuer, Erbschaftssteuer und Einkommenssteuer
  • Rechtsschutz- und Hausratsversicherung
  • Bewachung der Immobilie: Egal, ob durch Installation von Sicherheitskameras oder Beauftragung einer Firma, diese Kosten trägt der Vermieter allein.
  • Installation von Rauchmeldern und Feuerlöschern: Seit 2017 gibt es die Rauchmelderpflicht. Die Anschaffung und Installation trägt im Gegensatz zur Wartung der Vermieter allein.
  • Reparaturen: Muss die Heizung oder etwas an der Wasserleitung repariert werden, dann trägt der Vermieter auch hier die Kosten allein.
  • Instandhaltung: Jegliche Kosten, die unter Sanierung fallen (Bad, Fassade, Dach etc.).

Welche Abrechnungsfristen sind bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten?

Kalenderblätter mit bunten Zahlen und englischen Begriffen für Monat und Tag, wird im Hintergrund unscharf

Zahlt der Mieter Nebenkosten, die durch den Mietvertrag vereinbart worden sind, ist der Vermieter laut § 556 Abs. 3 BGB dazu verpflichtet, alle 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Diese muss er innerhalb von 12 Monaten zustellen. Der Abrechnungszeitraum, darf einen Zeitraum von 12 Monaten nicht überschreiten. Verlangt der Vermieter in dieser Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung, hat diese aber zu spät zugestellt, müssen Sie den Nachforderungen nicht nachkommen.

Wann kommt die Nebenkostenabrechnung also? Die Abrechnungsperiode ist im Normalfall das vorangegangene Kalenderjahr, außer der Mieter ist zum Beispiel Mitte des Jahres eingezogen, dann geht der Zeitraum von Mietbeginn bis Ende des Jahres.

Geht man also davon aus, dass der Abrechnungszeitraum vom 01.01.2020 bis zum 31.12.2020 festgelegt ist, so muss die Nebenkostenabrechnung 2020 spätestens am 31.12.2021 vorliegen. Wird die Abrechnung erst nach Ablauf dieser 12 Monate zugestellt, verjährt der Anspruch auf Nachzahlungen und Mieter müssen eventuellen Nachforderungen nicht nachkommen.

Hier gibt es aber Ausnahmen:

  • die Abrechnung wurde extern erstellt und der Vermieter musste darauf warten
  • der Mieter ist unbekannt verzogen
  • der Strom- oder Wasserversorger hat Abrechnungen zu spät herausgegeben

Die 1-Jahres-Frist gilt auch für die Nebenkostenabrechnung nach Auszug. Anspruch auf einen früheren Erhalt der Abrechnung hat der Mieter nicht. Hier nur ein wichtiger Hinweis: die Zählerstände von Wasser, Gas und Strom müssen beim Auszug abgelesen werden.

Ansonsten kann es zu keiner richtigen Abrechnung kommen, weder für den alten noch für den neuen Mieter. Sollte der Vermieter nach einem Auszug Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung erwarten, kann er laut BGH einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten. Dieser richtet sich meist nach den letzten Nebenkostenabrechnungen.

Kommt die Abrechnung nach Ablauf der gesetzlichen Abrechnungsfrist und der Mieter erhält eine Rückzahlung, verjährt diese nicht und kann noch drei Jahre lang geltend gemacht werden. Ist die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft, hat der Mieter wiederum ein Jahr Zeit gegen diese Widerspruch einzulegen.

Was ist wichtig bei der Erstellung?

Mietern kann man wirklich nur raten, ihre Nebenkostenabrechnung möglichst genau zu prüfen, denn in der Praxis sind über 3/4 fehlerhaft. Dass dies Absicht sein könnte, soll mal dahin gestellt sein. Denn es gibt einiges, was bei der Erstellung bedacht werden muss.

Diese sechs Punkte sind notwendig:

  1. Genauer Abrechnungszeitraum
  2. Aufstellung aller Gesamtkosten
  3. Umlageschlüssel (Anzahl der Bewohner, Quadratmeter, Verbrauch)
  4. Berechnung des jeweiligen Anteils vom Mieter
  5. Abzug der Vorauszahlungen
  6. Summe der Rück- oder Nachzahlung

Tipp: Der Umlageschlüssel ist besonders wichtig, denn dieser beschreibt, wie der Vermieter abrechnet. Er kann die Betriebskosten nach Verbrauch, Quadratmetern oder Anzahl der bewohner abrechnen und umlegen. Ausnahme sind die Heizkosten, diese muss der Vermieter nach Verbauch abrechnen.

Ein Mann sitzt am Schreibtisch und nutzt einen Taschenrechner, außerdem ist eine Tastatur, eine Pflanze und eine gelbe Tasse zu sehen.

Die Nebenkostenpauschale ist der Betrag, der im Mietvertrag festgelegt wurde. Sie ist ein fester Betrag und hat auch ohne Nebenkostenabrechnung Gültigkeit. Hat der Mieter zu viel bezahlt, bekommt er nichts wieder. Der Vermieter kann aber auch nichts nachfordern, wenn der Mieter zu wenig gezahlt hat. Solch eine Pauschale bietet sich in einem Zwei-Parteienhaus an, in dem der Vermieter mit wohnt.

Diese Pauschale findet man allerdings selten. Gebräuchlicher ist dagegen die Nebenkostenvorauszahlung. Auch hier wird im Mietvertrag festgelegt wie hoch die Vorauszahlungen sind. Die Nebenkostenabrechnung ist in diesem Fall notwendig. Eine Überzahlung geht an den Mieter zurück. Ist die Vorauszahlung nicht deckend für die Nebenkosten, kann der Vermieter eine Nachzahlung fordern.

Gut zu wissen – Zustellung

Die Nebenkostenabrechnung per Mail zustellen? Möglich. Aber am besten ist es per Post oder sie selbst in den Briefkasten zu werfen. Die Zustellung muss schriftlich erfolgen und mit persönlicher Unterschrift oder Vollmacht, wenn die Erstellung der Nebenkostenabrechnung beauftragt wurde.

Der richtige Nebenkosten-Verteilerschlüssel

Der Vermieter muss die Nebenkosten genau benennen und deren Berechnung aufschlüsseln. Dabei ist es für die Nachvollziehbarkeit wirklich wichtig, dass alles genau aufgeführt wird. Erst dann ist die Abrechnung für den Mieter prüfbar.

Der Vermieter hat bei einem Mehrfamilienhaus nun verschiedene Möglichkeiten, die Nebenkosten auf die Mieter umzulegen. Er muss sich allerdings bei Beginn des Mietverhältnisses für eine Möglichkeit entscheiden. Gibt es keinen festgelegten Verteilerschlüssel oder auch Umlageschlüssel genannt, müssen die Nebenkosten nach Quadratmeterzahl umgelegt werden.

  1. Nach Wohnfläche
    Es erklärt sich schon fast von selbst: je mehr Wohnfläche, desto mehr Nebenkosten. Bei 600 Quadratmeter Gesamtfläche des Wohngebäudes, muss eine Wohnung mit 100 Quadratmetern ca. 17 % der Nebenkosten tragen.
  2. Nach Personenzahl
    In einem Haus wohnen insgesamt 15 Personen. Ein Haushalt mit drei Personen trägt also 1/5 der Nebenkosten.
  3. Nach Wohneinheit
    Jede Wohnung zahlt den gleichen Anteil an Nebenkosten. Das ist sehr einfach. Kann aber zu Ärger führen.
  4. Nach Verbrauch
    Die beste Art der Abrechnung. Einzige Voraussetzung: jede Wohnung muss die Möglichkeit haben, den tatsächlichen Verbrauch messen zu können. Sprich jede Wohnung braucht Zähler für Heizung, Wasser und Gas. Der Verwaltungsaufwand, das Ablesen der Zähler und die Berechnung, ist etwas höher.

Häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Ein Mann sitzt auf einem blau-grauen-Sofa, im Hintergrund eine Heizung und ein Regal mit grüner und rosaner Dekoration. Der Mann zieht schockiert die Brille von seiner Nase während er auf Blatt Papier schaut.

Immer wieder passiert es, dass Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft erstellt werden. Hier sind sowohl Mieter als auch besonders Vermieter gefragt, die Abrechnungen zu überprüfen. Dies vermeidet Ärger und Verzögerungen bei Nach- und Rückzahlungen.

Korrekt, fristgerecht und transparent – das muss eine Nebenkostenabrechnung sein, um zwischen Mietern und Vermietern Ärger zu vermeiden. Björn Kolbmüller Björn Kolbmüller Geschäftsführer

Nebenkostenabrechnung Frist nicht eingehalten
Dieser Fehler ist wirklich vermeidbar. Wird die 1-Jahres Frist nicht eingehalten, kann der Vermieter keine Nachzahlungen einfordern. Ebenso darf der Abrechnungszeitraum die 12 Monate nicht überschreiten, ansonsten ist die Abrechnung nicht gültig.

Pauschale oder Vorauszahlung?
Im Mietvertrag muss festgelegt sein, ob es eine Nebenkostenvorauszahlung gibt. Ist das nicht festgelegt, gilt eine Pauschale und damit dürfen keinen Nebenkosten nachgefordert werden.

Nicht umlagefähige Posten
In der Nebenkostenabrechnung taucht die Rechtsschutzversicherung auf oder die Rechnung für Sanierungsarbeiten? Das darf nicht passieren. Diese Kosten trägt der Vermieter allein. Es müssen wirklich alle Kostenpositionen korrekt aufgelistet werden. Ebenso sollten die Gesamtkosten klar ersichtlich sein.

Verteilerschlüssel fehlt
Der Verteilerschlüssel sollte klar ersichtlich sein und genauso angewandt sein wie zu Beginn des Mietverhältnisses festgelegt.

Trennung von Wohn- und Gewebeflächen nicht eindeutig
Immer wieder gibt es Gebäude, die sowohl eine Gewerbefläche wie auch Wohnungen haben. Hier darf nicht der einfache Verteilerschlüssel über die Quadratmeter angewandt werden, da die Gewerbefläche häufig höhere Nebenkosten erzeugt.

Vermieter erstellt keine Nebenkostenabrechnung
Wenn im Mietvertrag eine Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbart ist, ist der Vermieter gesetzlich verpflichtet einen Abrechnung zu erstellen. Hat der Mieter möglicherweise zu viel gezahlt, bringt der Vermieter ihn um eine Rückzahlung.

Ein Instagram-Beitrag von @dshausverwaltung zum Thema, welche Fehler Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung vermeiden sollten.

Nebenkostennachzahlung – wie hoch darf sie sein?

Eine genaue Richtlinie gibt es dabei nicht. Generell gilt, dass bei der Vorauszahlung mit 2 bis 3 € Nebenkosten pro Quadratmeter gerechnet werden sollte. Je hochwertiger die Immobilie ist, desto höher können die Nebenkosten ausfallen.

Natürlich darf der Vermieter die Vorauszahlung der Nebenkosten erhöhen, wenn die ursprüngliche Vereinbarung nicht kostendeckend ist. Eine Erhöhung der Energiekosten oder Ähnlichem kann Grund dafür sein.

Gut zu wissen

Bei Nebenkostenvorauszahlungen ist eine Erhöhung durch den Vermieter ohne Zustimmung des Mieters zulässig, sollte aber 8 % der letzten Abrechnung nicht übersteigen. Realistische Kalkulationen im Mietvertrag helfen, enorme Nachzahlungen zu verhindern.

Aber um wie viel % dürfen Nebenkosten erhöht werden? Der neue Betrag muss sich an der letzten Nebenkostenabrechnung orientieren und sollte nicht mehr als 8 % steigen. Um solche Erhöhungen zu vermeiden, sollten schon im Mietvertrag die Nebenkosten korrekt aufgelistet und realistisch berechnet sein, sprich mögliche Kostenanstiege sollten eingeplant sein. Laut § 560 BGB braucht der Vermieter für eine Erhöhung der Nebenkosten keine Zustimmung des Mieters.

Wann muss eine Nebenkostenabrechnung nicht gezahlt werden?

Gibt es keine Formfehler, die Berechnungen stimmen alle, der Verteilerschlüssel ist klar verständlich und es ist alles aufgeführt, was wirklich umlagefähig ist, dann besteht kein Grund, eine Nachzahlung oder ggf. eine zu geringe Rückzahlung anzuzweifeln. Tritt aber ein Fehler auf, darf der Mieter Widerspruch einlegen und eine Korrektur verlangen.

Ebenfalls darf er von seinem Einsichtsrecht in die Abrechnungsunterlagen Gebrauch machen. Verweigert der Vermieter dies, muss der Mieter vorerst die Nebenkostenabrechnung nicht begleichen und kann sein Einsichtsrecht in die Abrechnungsunterlagen einklagen.

Solche Streitigkeiten und Unklarheiten kann der Vermieter jederzeit vermeiden, indem er das offene Gespräch mit seinen Mietern sucht und alles klar darlegt.

Fazit

Fazit: Vermieter sind einmal jährlich verpflichtet, eine korrekte und fristgerechte Nebenkostenabrechnung zu erstellen – eine Herausforderung, die oft zu Nachzahlungen oder Guthaben für Mieter führt. Transparenz und Genauigkeit sind entscheidend, um rechtliche Probleme und Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Umlagefähige Kosten müssen klar von nicht umlagefähigen getrennt, und die Erhöhung der Vorauszahlung sollte einen Rahmen von 8 % über der letzten Abrechnung nicht überschreiten. Vermieter und Mieter profitieren von offener Kommunikation und genauer Prüfung der Abrechnung, um eine faire und nachvollziehbare Kostenverteilung zu gewährleisten.

Artikel von
Björn Kolbmüller
Björn Kolbmüller ist Gründer und Geschäftsführer der Eigentümer-Makler Plattform Jacasa in Berlin. Er ist seit über 15 Jahren in der Startup-Szene aktiv und beschäftigt sich rund um die Uhr mit dem Thema Immobilien.
Björn Kolbmüller

Häufige Fragen – Nebenkostenabrechnung

  • Was ist in den Nebenkosten enthalten?

    In den Nebenkosten sind alle Kosten enthalten, die zusätzlich zur Miete anfallen. Das sind etwa Kosten für Warmwasser, Heizung, aber auch Müll, Gartenpflege oder Hausmeisterlohn.

  • Was darf der Vermieter nicht umlegen?

    Der Vermieter muss Kosten für Sanierungen und Reparaturen selbst tragen. Ebenfalls darf er den Leerstand anderer Wohnungen, die Überwachnung des Gebäudes oder bestimmte Versicherungen und Steuern nicht auf seine Mieter umlegen.

  • Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?

    Er muss spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum die Nebenkostenabrechnung zugestellt haben.

  • Wer macht die Nebenkostenabrechnung für den Vermieter?

    Er kann sie selbst mit Hilfe von Excel oder anderen Programmen erstellen oder nimmt Dienstleister oder Verwalter in Anspruch.

  • Zusatztipp: Welche Kosten der Nebenkostenabrechnung sind steuerlich absetzbar?

    Im Prinzip alle. Dabei ist darauf zu achten, dass es sich um Personal – und Lohnkosten handelt. Hilfreich ist dabei die Einsicht in die Berechnungsunterlagen. Bis zu 1.200 € sind so absetzbar.
    Weitere gute Tipps für das Absetzen von Handwerkerrechnungen finden Sie auch bei Jacasa.

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