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Instandhaltungsrücklage: So wird die Höhe richtig berechnet

Lisa Ihle Online Redakteurin
1. Okt 2024 / 19 Min. Lesezeit

Die Instandhaltungsrücklage ist ein entscheidendes Element für die Werterhaltung Ihrer Immobilie. Mit den richtigen Berechnungsstrategien sorgen Sie für die finanzielle Sicherheit Ihres Eigentums – Jahr für Jahr. Doch wie wird die richtige Höhe der Instandhaltungsrücklage berechnet? Und was sollten Sie sonst noch zur Rücklage wissen? In diesem Artikel erklären wir alles Wichtige rund um die Instandhaltungsrücklage.

Definition der Instandhaltungsrücklage

Als Besitzer einer Wohnung in einem Mehrparteienhaus ist man automatisch ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft und dadurch mitverantwortlich für das Gemeinschaftseigentum. Für die Instandhaltung dieses Gemeinschaftseigentums müssen die Wohnungseigentümer gemeinsam aufkommen, indem sie die entsprechenden Kosten teilen. Wenn nun am Dach, der Fassade, dem Treppenhaus oder an den Aufzügen Reparaturen vorgenommen werden müssen, kommt die Instandhaltungsrücklage ins Spiel.

Die Instandhaltungsrücklage, häufig auch als Reparaturrücklage oder Erneuerungsfonds bezeichnet, ist die finanzielle Reserve von Eigentümergemeinschaften von Mehrfamilienhäusern oder Wohnungseigentümergemeinschaften. Sie dient zur Bezahlung von Reparaturen, Sanierungen oder Modernisierungsmaßnahmen an gemeinschaftlich genutzten Teilen einer Immobilie und ist meist Bestandteil des monatlichen Hausgelds. Indem Geld zur Seite gelegt und eine Rücklage gebildet wird, sollen unerwartete Ausgaben vermieden werden und durch die Reparaturen der Immobilienwert erhalten bleiben.

Dabei ist zu beachten, dass die Instandhaltungsrücklage ausschließlich für spezielle Zwecke vorgesehen ist. So darf sie nur für Reparaturen und Wartungen verwendet werden, die die regulären Betriebskosten übersteigen. Zudem ist es nicht gestattet, Geld aus dieser Rücklage zweckentfremdet zu nutzen, um beispielsweise Heizöl zu bezahlen.

Das Anlegen einer Instandhaltungsrücklage wird zwar im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) empfohlen, jedoch besteht keine gesetzliche Verpflichtung dazu. Grundsätzlich entscheiden Eigentümergemeinschaften selbst, ob sie eine Instandhaltungsrücklage bilden oder nicht. Dies wird meist in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung festgelegt.  Dennoch können einzelne Wohnungseigentümer die Einrichtung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage durchsetzen, indem sie sich auf den Grundsatz einer ordnungsgemäßen Verwaltung (§ 21 Abs. 4 des WEG) berufen.

Gut zu wissen

Für Einfamilienhäuser ist eine Instandhaltungsrücklage zwar nicht vorgeschrieben, aber dennoch empfehlenswert.

Ausgaben der Instandhaltungsrücklage

Wie beschrieben ist die Instandhaltungsrücklage speziell dafür vorgesehen, das Gemeinschaftseigentum in der Wohnanlage zu erhalten. Sie wird verwendet, um Reparaturen, Instandhaltungen und gegebenenfalls Modernisierungen durchzuführen. Typische Verwendungszwecke für die Instandhaltungsrücklage umfassen:

  • Decken oder Sanieren des Dachs
  • Streichen der Fassade
  • Fassadendämmung
  • Austausch der Heizungsanlagen
  • Modernisierung der Elektrik oder der Haustechnik
  • Treppenhausanstrich
  • Isolierung des Kellers

Aus der Rücklage können auch kleine Reparaturen am Haus finanziert werden. Die Entscheidung darüber, ob diese aus der Rücklage oder durch eine Sonderumlage bezahlt werden, trifft die Eigentümergemeinschaft. Jedoch ist es nicht erlaubt, die Rücklage für Reparaturkosten am Sondereigentum, Begleichung von Verwaltungskosten oder Beitragszahlungen für die Wohngebäudeversicherung zu benutzen. Auch laufende Betriebskosten, wie Heizöl, können nicht aus der Rücklage bezahlt werden. Allerdings kann die Eigentümergemeinschaft, falls ein beträchtlicher Mehrbetrag in der Rücklage besteht, entscheiden, diesen Überschuss aus der Rücklage aufzulösen und zu verwenden, um damit Heizöl zu erwerben.

Teil eines Dachs

Höhe der Instandhaltungsrücklage

Da es keine gesetzlich vorgegebene Höhe gibt, müssen Eigentümergemeinschaften und ihre Verwalter sich an gängigen Praktiken und Empfehlungen orientieren. In der Regel macht die Hausverwaltung den Vorschlag zur Höhe der Rücklage, basierend auf Erfahrungswerten oder einer sorgfältigen Kalkulation.

Um eine angemessene Höhe für die Instandhaltungsrücklage zu ermitteln, ist der Jahreswirtschaftsplan eine verlässliche Quelle. Dieser wird von der Hausverwaltung erstellt und beinhaltet alle geplanten Ausgaben und Einnahmen der Eigentümergemeinschaft. Durch eine solche Kostenplanung kann man genau feststellen, wie viel bereits angespart wurde, welche Reparaturen zukünftig anstehen und welcher Betrag für die Instandhaltungsrücklage zur Verfügung steht.

Grafik zu Instandhaltungsrücklage. Auf der Grafik sind die Intervalle und Kosten für die Modernisierung einzelner Hausbestandteile, wie Außenputz und Heizung zusammengefasst.

Außer dem Jahreswirtschaftsplan gibt es verschiedene Rechenmethoden mittels derer die Höhe der Instandhaltungsrücklage herausgefunden werden kann. Üblicherweise erfolgt die Berechnung anhand von Faktoren wie:

  • Baujahr und Zustand des Gebäudes
  • voraussichtliche Erhaltungsdauer und Kosten für die Erneuerung bedeutender Bauteile
  • bisherigen Instandhaltungspraxis

Für die Berechnung dienen häufig Werte, die von Sachverständigen oder in Leitfäden zur Instandhaltung veröffentlicht werden.

Gut zu wissen

Die Höhe der aktuellen Instandhaltungsrücklage und der Stand des Rücklagenkontos werden im Protokoll der jährlichen Eigentümerversammlung dokumentiert. Falls diese Informationen nicht verfügbar sind, kann die Hausverwaltung Auskunft geben.

Berechnung mit der Peters’sche Formel

Häufig wird die Peters’sche Formel zur Ermittlung der erforderlichen Höhe der Instandhaltungsrücklage verwendet. Die Formel berücksichtigt das Alter und den Zustand des Gebäudes, die Größe der Wohnfläche sowie die Baukosten. Durch eine Multiplikation dieser Faktoren erhalten Sie den Betrag, der jährlich in die Rücklage eingezahlt werden sollte. 

Dabei basiert die Peters’sche Formel auf der Annahme, dass über einen Zeitraum von 80 Jahren der 1,5-fache Wert der Baukosten für die Gebäudeinstandhaltung anfällt. Dieser Faktor wurde anhand von empirischen Datenauswertungen ermittelt. Zudem legt die Methode fest, dass 65 bis 70 % der Instandhaltungskosten auf das Gemeinschaftseigentum entfallen und setzt voraus, dass die Baukosten bekannt sind. Die Formel lautet:

Baukosten pro m² x 1,5 : 80 Jahre x 0,7 x Fläche in m² = Höhe der Rücklage pro Jahr

Zur Veranschaulichung dieser Formel dient als Beispiel eine Eigentumswohnung mit einer Größe von 100m² und Baukosten von 2.000 € pro m². In diesem Fall sieht die Rechnung wie folgt aus:

2.000 € x 1,5 : 80 Jahre x 0,7 x 100m² = 2.625 €

Nach der Peters’schen Formel beläuft sich die Instandhaltungsrücklage bei einer 100 m² großen Eigentumswohnung mit Baukosten von 2.000 € pro m² also auf 2.625 € im Jahr. Monatlich sind das 218,75 €. Eine Herausforderung bei der Nutzung der Formel kann es sein, die Baukosten zu bestimmen, insbesondere bei alten Gebäuden. Doch auch bei neueren Gebäude ist die Kostenschätzung für spätere Reparaturen kompliziert. Außerdem gilt es zu beachten, dass sich die Preise für die Reparaturen auch regional unterscheiden können.

Social Media Beitrag über die Berechnung der Instandhaltungsrücklage

Weitere Berechnungsmethoden

Allerdings können auch andere Berechnungsarten sinnvoll sein. Laut der zweiten Berechnungsverordnung des Wohnungsbaugesetzes (WoBauG), die für den öffentlich geförderten Wohnbau gilt, staffelt die Höhe der Instandhaltungsrücklagen nach dem Alter des Gebäudes. Auch wenn die Verordnung nicht für den privaten Wohnungsbau gilt, kann sie dennoch als geeigneter Maßstab zur Berechnung der Instandhaltungsrücklage dienen. In der folgenden Tabelle zeigt die Staffelung nach dem Gebäudealter mit den maximalen Instandhaltungskosten pro m²:

Gebäudealter seit Fertigstellung Maximale Instandhaltungskosten pro m²
Weniger als 22 Jahre7,10 €
Mindestens 22 Jahre9 €
Mindestens 32 Jahre11,50 €

Eine weitere Berechnungsmethode nach Stein gilt ab dem Zeitpunkt der Fertigstellung des Baus. Ihr zufolge sollte zwischen 0,8 und 1,0 % des Kaufpreises pro Quadratmeter und Jahr für die Instandhaltungsrücklage eingeplant werden. Dabei ist wichtig zu beachten, dass Preissteigerungen und Zinserträge in Betracht gezogen werden sollten, weshalb die Berechnung mindestens alle fünf Jahre aktualisiert werden muss. Demgegenüber rät der Verband Privater Bauherren (VPB) zu einem vereinfachten Ansatz von monatlich einem Euro pro m² Wohnfläche, was einem jährlichen Sparbetrag von 12 € pro m² entspricht.

Gut zu wissen

Für möglichst exakte Kostenprognosen zukünftiger Instandhaltungen sollte ein Immobiliengutachter beauftragt werden. Dieser hilft dabei, einen genauen Plan für die nötigen Rücklagen zu erstellen.

Verwaltung der Instandhaltungsrücklage

Der Verwalter der Instandhaltungsrücklage wird von der Eigentümergemeinschaft bestimmt. In kleineren Eigentümergemeinschaften kann diese Rolle von einem Miteigentümer übernommen werden, während größere Wohnanlagen oft auf professionelle Verwaltungsdienstleister zurückgreifen.

Zu den Aufgaben des Verwalters der Instandhaltungsrücklage zählt es, einen angemessenen Rücklagebetrag vorzuschlagen und darauf zu achten, dass alle Eigentümer ihren Beitrag leisten. Jedoch entscheidet die Eigentümergemeinschaft per Abstimmung darüber, ob und in welcher Höhe eine Instandhaltungsrücklage gebildet werden soll. Der Verwalter legt die Instandhaltungsrücklage auf einem speziellen Konto der Eigentümergemeinschaft, zum Beispiel einem Bausparkonto, an. Dabei muss er sicherstellen, dass die Gemeinschaft im Bedarfsfall kurzfristig auf diese Mittel zugreifen kann.

Es ist zwingend erforderlich, dass die Instandhaltungsrücklage separat vom regulären Hausgeld gehalten wird, da das Hausgeld für laufende Bewirtschaftungskosten verwendet wird. Sollte diese Trennung nicht vorgenommen werden, handelt es sich um eine schwerwiegende Verletzung der Verwalterpflichten. Hat sich die Rücklage über die Jahre erhöht, besteht die Option, sie verzinslich, etwa auf einem Festgeldkonto, anzulegen.

Eine Eigentümergemeinschaft kann sich jedoch auch dazu entscheiden, die Instandhaltungsrücklage zweckentfremdet einzusetzen. In diesem Fall sollte sichergestellt werden, dass die Eigentümerversammlung Mindestrücklagen festlegt und klare Rückzahlungszeitpunkte bestimmt. Gemäß dem Urteil des OLG Celle vom 14. April 2004, Beschluss 4 W 7/04 kann der Verwalter bei einer zweckentfremdeten Verwendung unter Umständen haftbar gemacht werden.

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Steuern und Übernahme der Instandhaltungsrücklage

Für Eigentümer von vermietetem Wohnraum sind Einzahlungen in die Instandhaltungsrücklage steuerlich relevant. Denn diese Einzahlungen können als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung geltend gemacht werden. Allerdings sind es nicht die Einzahlungen selbst, die steuerlich geltend gemacht werden können, sondern die tatsächlichen Ausgaben für die aus der Rücklage finanzierten Instandhaltungsmaßnahmen.
Für selbstgenutztes Wohneigentum ist diese Rücklage steuerlich meist nicht von Bedeutung, da hierbei keine steuerpflichtigen Einnahmen erzeugt werden. Außerdem gilt es bezüglich der Grunderwerbssteuer und der Zinsen aus Instandhaltungsrücklagen noch folgendes zu beachten:

  • Durch die Instandhaltungsrücklage kann der Bemessungsgrundlage für die Grundsteuer, die beim Kauf einer Eigentumswohnung anfällt, nicht gemindert werden.
  • Wenn sich für eine Instandhaltungsrücklage in Form einer verzinsten Anlage entschieden wurde, müssen die Zinseinkünfte, die jeder Eigentümer daraus erzielt, versteuert werden.

Übernahme durch Mieter

Bei vermieteten Wohnungen darf die Instandhaltungsrücklage nicht als Teil der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden. Denn gemäß der Betriebskostenverordnung (§1 BetrKV) zählen die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, die vom Eigentümer getragen werden, nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Wenn der Vermieter die vom Hausverwalter erstellte Jahresabrechnung für seinen Mieter verwenden möchte, müssen die Kosten der Instandhaltungsrücklage sowie der Instandsetzung oder Instandhaltung von der Abrechnung gestrichen werden.

Was tun, wenn die Instandhaltungsrücklage zu hoch oder zu niedrig ist?

Falls eine Eigentümergemeinschaft über Jahre hinweg mehr Rücklagen als nötig bildet, ist es möglich, die Beiträge zu reduzieren. Dafür muss bei einer Eigentümerversammlung die Mehrheit für eine Senkung der Beitragshöhe stimmen.

Allerdings können zuvor geleistete Einzahlungen nicht rückerstattet werden. Es besteht aber die Möglichkeit, einen Teil der Rücklagen auf einem zinsgünstigen Festgeldkonto anzulegen. Dabei müssen die erzielten Zinserträge versteuert werden, und es ist zu beachten, dass während der Laufzeit des Festgeldkontos kein Zugriff auf das Geld möglich ist. Diese Anlageform sollte daher nur in Betracht gezogen werden, wenn der restliche Teil der Instandhaltungsrücklage ausreicht, um im Notfall teure Reparaturen zu decken.

Für Wohnungseigentümergemeinschaften sind ausreichende Instandhaltungsrücklagen ein Muss, um teure Sonderumlagen und Streitigkeiten zu vermeiden. Björn Kolbmüller Björn Kolbmüller Geschäftsführer

Sollte die Rücklage für anstehende Reparaturen oder Sanierungen zu niedrig sein, kann die Eigentümergemeinschaft eine Sonderumlage beschließen. Dann muss sich jeder Eigentümer an den Kosten der notwendigen Maßnahmen beteiligen. In manchen Fällen ist eine Ratenzahlung möglich und auch das Aufnehmen eines Wohn-, Raten- oder Sanierungskredits ist eine weitere Option, die jedoch an spezifische Bedingungen gebunden ist.

Außerdem gibt es verschiedene Förderprogramme, durch die die Ausgaben für Instandhaltungsmaßnahmen gesenkt werden können. Diese sind:

  • Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
  • Regionale Förderprogramme
  • Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW)

Neben den landesweiten Fördermöglichkeiten, speziell für energetische Sanierungen, bieten viele regionale Banken zusätzliche Förderungen an. Ebenso können kommunale Förderprogramme genutzt werden. Insgesamt betrachtet erfordert die Instandhaltungsrücklage eine vorausschauende und sorgfältige Planung. Auch sorgen regelmäßige Bewertungen und Anpassungen der Rücklage für finanzielle Sicherheit. Da die Materie komplex ist und sich Rahmenbedingungen ändern können, wird häufig empfohlen, Experten hinzuzuziehen, um die Rücklage angemessen zu kalkulieren.

Was passiert mit der Instandhaltungsrücklage beim Wohnungsverkauf?

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung bleibt die Instandhaltungsrücklage Teil des Gemeinschaftseigentums, da die Rücklagenkonten kollektiv für das gesamte Eigentum geführt werden. Das bedeutet, dass die Instandhaltungsrücklage nicht beim Verkauf an den bisherigen Besitzer ausgezahlt wird, sondern an den neuen Eigentümer übergeben wird.

Laut Entschluss des Bundesfinanzhofs am 16.09.2020 mindern Zahlungen zur Instandhaltungsrücklage beim Kauf von Wohnungseigentum nicht die Bemessungsgrundlage der Grunderwerbsteuer.

Dennoch kann die Höhe der Instandhaltungsrücklage verhandlungsrelevant sein. Vor dem Wohnungskauf sollten Interessenten auch die Höhe der Rücklage, die von der Eigentümergemeinschaft gebildet wurde, beachten. Dabei ist eine gut gefüllte Rücklage ein Verkaufsargument, während eine zu niedrige Rücklage auf zukünftige Kosten hindeuten kann. Wenn Sie also vorhaben, Ihre Wohnung zu verkaufen, ist es ratsam, die Höhe der Rücklage bereits bei der Festlegung des Angebotspreises der Immobilie zu berücksichtigen.

Was ist bei der Instandhaltungsrücklage für ein Haus zu beachten?

Für Einfamilienhäuser ist die Instandhaltungsrücklage ebenfalls nicht gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch empfiehlt es sich, eine Rücklage zu bilden, um unvorhergesehene Kosten zu bewältigen und den Werterhalt des Hauses sicherzustellen. Im Gegensatz zu Wohnungseigentümern entscheidet der Besitzer eines Hauses selbst über die Höhe und Ausgaben der Instandhaltungsrücklage.

Auch die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage obliegt dem Hausbesitzer in der Regel selbst. Das bedeutet auch, dass er selbst darauf achten muss, dass genügend Mittel für anstehende Instandhaltungsmaßnahmen vorhanden sind. Hierfür kann er selbst eine Berechnung durchführen, oder sich an einen Immobilienexperten wenden.

Spielende Familie vor ihrem Haus

Ein Tagesgeld-, Festgeld- oder Sparkonto kann eine effektive Möglichkeit sein, um die Instandhaltungsrücklage zu verwalten. Durch regelmäßige Einzahlungen auf dieses Konto können Zinsen erwirtschaftet und die Rücklage langfristig aufgebaut werden. Die Zinseinkünfte müssen bei der Steuererklärung angeben werden.

Wenn eine Reparatur oder Modernisierung am Haus vorgenommen werden soll, aber das Geld aus der Instandhaltungsrücklage nicht ausreicht, können Förderungen oder Kredite die finanzielle Belastung verringern. Beispielsweise kann ein Kredit der KfW aufgenommen werden oder ein Antrag auf Förderungen des BAFA oder für regionale Förderprorgamme gestellt werden.

Fazit

Die Instandhaltungsrücklage ist ein zentrales Element zur Aufrechterhaltung des Wertes einer Immobilie. Ihre korrekte Berechnung ermöglicht es Eigentümergemeinschaften, finanziell für zukünftige Instandhaltungsarbeiten gerüstet zu sein.
Es gibt verschiedene Berechnungsmethoden, die Ihnen bei der Ermittlung der Höhe der Instandhaltungsrücklage behilflich sein können. Experten raten zu regelmäßigen Bewertungen und Anpassungen der Rücklage. Obwohl die Rücklage beim Immobilienverkauf als Teil des Gemeinschaftseigentums bleibt, ist ihre Höhe durchaus ein Faktor bei Verhandlungen.
Steuerlich lassen sich Einzahlungen der Instandhaltungsrücklage bei vermietetem Eigentum als Werbungskosten absetzen. Wesentlich ist, dass die Instandhaltungsrücklage stets separat vom laufenden Hausgeld geführt und sinnvoll verwaltet wird, um den langfristigen Werterhalt der Immobilie zu sichern.

Artikel von
Lisa Ihle
Frau Ihle arbeitet schon seit 2022 als Redakteurin bei JACASA. Hier kann sie ihr...
Frau Ihle arbeitet schon seit 2022 als Redakteurin bei JACASA. Hier kann sie ihre Leidenschaft fürs Schreiben mit ihrem Interesse für den Immobilienmarkt, aktuelle Immobilentrends und -enwicklungen vereinen.
Lisa Ihle

Häufig gestellte Fragen – Instandhaltungsrücklage

  • Was ist eine Instandhaltungsrücklage?

    Bei der Instandhaltungsrücklage handelt es sich um den Sparbetrag einer Eigentümergemeinschaft, der dazu verwendet wird, Reparaturen am Gemeinschaftseigentum durchzuführen. Auf diese Weise bleiben Kosten planbar und der Wert des Gebäudes erhalten.

  • Welche Höhe sollte eine Instandhaltungsrücklage haben?

    Die Höhe der Instandhaltungsrücklage wird nach dem Gebäudealter und möglichen Reparaturkosten bestimmt, damit zukünftige Arbeiten ohne Sonderumlagen finanzierbar sind. Zur Berechnung einer angemessenen Höhe bieten sich verschiedene Methoden an.

  • Wer ist für die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage zuständig?

    Der Verwalter der Eigentümergemeinschaft, oder bei kleinen Anlagen ein bestimmter Eigentümer, ist für das Einsammeln und Verwalten des Geldes für Reparaturen zuständig.

  • Ist es möglich, die Instandhaltungsrücklage in der Steuererklärung abzusetzen?

    Als Vermieter können Sie Kosten für Reparaturen, die aus der Instandhaltungsrücklage bezahlt werden, steuerlich abziehen, jedoch nicht die Beiträge zur Rücklage selbst. Selbstnutzer können die Instandhaltungsrücklage nicht steuerlich geltend machen.

  • Welche Rolle spielt die Instandhaltungsrücklage beim Verkauf einer Immobilie?

    Der Käufer einer Immobilie übernimmt die Instandhaltungsrücklage, die den Wert der Immobilie positiv beeinflussen kann. Eine geringe Rücklage kann jedoch niedrigere Verkaufspreise zur Folge haben.

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