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Was früher Stunden kostete, erledigen intelligente KI Assistenten heute in Sekunden. Erfahren Sie in unserem Ratgeber, welche Aufgaben Sie an KI delegieren können und wie Sie diese Technologie gewinnbringend in Ihr Maklerunternehmen integrieren.
Stellen Sie sich KI Assistenten als kostenlose digitale Mitarbeiter vor, die rund um die Uhr für Sie arbeiten können. Diese Programme, die auf das sogenannte “Large Language Model (LLM) beruhen, verstehen natürliche Sprache und können komplexe Aufgaben ausführen.
LLMs (Large Language Models) sind die technologische Basis moderner KI Assistenten. Bekannte Beispiele sind ChatGPT und Claude. Sie können Texte analysieren, erstellen und aus Konversationen lernen. Doch damit nicht genug, denn sie passen sich außerdem noch Ihren individuellen Bedürfnissen an und lernen kontinuierlich dazu – vorausgesetzt, sie beherrschen den richtigen Umgang mit den KI Assistenten.
Hier lernen Sie Schritt-für-Schritt, wie Sie Ihren persönlichen KI Assistenten erstellen und damit Ihren Arbeitsalltag als Immobilienmakler effizienter gestalten – maßgeschneidert für Ihre individuellen Anforderungen. Legen wir mit dem ersten Schritt los!
Beginnen Sie mit einer Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie wiederkehrende Aufgaben, die sich gut automatisieren lassen. Wählen Sie dann eine geeignete KI-Plattform wie ChatGPT oder Claude. Haben Sie beides bestimmt, legen Sie Ihren Assistenten an und definieren seine Kernfunktionen – beispielsweise die Erstellung von Immobilienexposés.
Der Erfolg Ihres KI-Assistenten hängt von der Qualität Ihrer Anweisungen ab. Beachten Sie diese Grundregeln:
Sie können entweder die gesamte Anweisung selbst erstellen (empfehlenswert, da Sie Ihren Arbeitsalltag am besten kennen) oder die KI bitten, basierend auf Ihrer Rollenbeschreibung einen Prompt zu entwickeln. Achten Sie auf eine gute Strukturierung ohne Textwüsten, damit die KI alle Schritte korrekt ausführt.
Versorgen Sie Ihren KI-Assistenten mit relevantem Kontextwissen, damit er präziser und bedürfnisorientierter arbeiten kann. Laden Sie Inhalte Ihrer Unternehmenswebsite, interne Dokumente oder Mustervorlagen hoch, an denen sich der Assistent orientieren soll.
Dies hilft besonders bei textgenerierenden Assistenten und kaschiert den KI-Ursprung. Achten Sie jedoch auf einen gezielten, begrenzten Kontext – zu viele Informationen verlangsamen die Verarbeitung.
Nach sorgfältiger Vorbereitung ist ein Großteil der Arbeit getan, doch für optimale Ergebnisse müssen Sie Ihren KI-Assistenten ausgiebig testen und anpassen. Konfrontieren Sie ihn zunächst mit typischen Aufgaben, überprüfen Sie die Ergebnisse und verfeinern Sie bei Bedarf Rollenbeschreibung und Kontextwissen.
Balancieren Sie die Komplexität des Prompts, da zu umfangreiche Anweisungen das Risiko erhöhen, dass Arbeitsschritte übersehen werden.
Achten Sie besonders auf folgende Punkte:
Je länger und komplexer der Prompt, desto größer die Gefahr, dass ein Arbeitsschritt vernachlässigt wird.
Testen Sie anschließend auch untypische Fälle, um weitere Anpassungen vorzunehmen. Sobald der Assistent alle Tests besteht, können Sie ihn schrittweise in Ihre Arbeitsabläufe integrieren. Bleiben Sie wachsam und bereit für kontinuierliche Optimierungen – nicht nur anfangs, sondern auch langfristig.
Passen Sie den Kommunikationsstil Ihres KI-Assistenten nach Bedarf an – etwa schrittweise Informationsabfragen oder die Möglichkeit für Rückfragen. Gehen Sie bei der langfristigen Optimierung systematisch vor, besonders bei Nutzung im Team: Sammeln Sie Feedback in einem gemeinsamen Dokument und überprüfen Sie es regelmäßig.
Achten Sie nicht nur auf Prompt-Verbesserungen, sondern stellen Sie auch sicher, dass das Kontextwissen aktuell bleibt, besonders bei externen Inhalten wie Gesetzestexten.
Anhand des folgenden Beispiels können Sie sehen, wie genau Sie beim Aufsetzen eines KI Assistenten in ChatGPT vorgehen müssen. Öffnen Sie ChatGPT, gehen Sie oben rechts auf Ihr Profil und wählen Sie “Meine GPTs” aus. Drücken Sie hier auf “GPT erstellen” und schon können Sie damit beginnen, Ihren neuen KI Assistenten zu installieren.
Die Bedarfsanalyse ist erfolgt und die Kernfunktion kann definiert werden: Wir möchten auf ChatGPT einen KI Assistenten für die Vorbereitung von Meetings aufsetzen. Der KI Assistent soll sicherstellen, dass die Meetings reibungslos und zielorientiert ablaufen. Die Meetings werden mit Google Meets abgehalten werden.
Suchen Sie einen Namen für Ihren KI Assistenten aus und geben Sie ihn unter “Name” ein. Schreiben Sie anschließend eine erste Rollenanweisung für den Ihren KI Assistenten und fügen Sie diese im Feld “Beschreibung” ein.
Wie bereits erwähnt, sollten die Anweisungen (bzw. “Hinweise” wie es bei ChatGPT heißt) präzise, effektiv und unmissverständlich formuliert werden. In diesem Use Case könnten die Hinweise wie folgt aussehen:
Mein Anliegen ist ein dynamisches Meeting mit deutlichen Resultaten, Maßnahmen und zeitlichen Vorgaben.
Hier sind die Intentionen für das Meeting:
Rahmenbedingungen: {Kontext für das Meeting}
Intentionen: {Ziele des Meetings}
Generiere folgende Elemente:
Zu erwartende Teilnehmerfragen
Vorbereitungsmaßnahmen für Inhalte
Ablaufplan inkl. Meeting-Zweck in Tabellenform
Potenzielle Einwände der Teilnehmer
Impulsfragen zur Meeting-Steuerung
Post-Meeting-Kontrollliste
Wie am Screenshot zu erkennen ist, benötigen Sie auch einen “Gesprächsaufhänger“, mit dem Sie den KI Assistenten starten – am besten eine Frage, wie “Welche Informationen benötigen Sie zur Erstellung?“
Füttern Sie Ihren KI-Assistenten nun mit Kontextwissen wie Website-Inhalten, internen Dokumenten oder Mustervorlagen. Bei ChatGPT müssen Sie diese Inhalte unter “Wissen” anhängen. In diesem Fall hängen wir ein PDF-Dokument an, welches eine übliche Tagesordnung für unsere Meetings beinhält.
Außerdem können Sie noch aussuchen, welche Funktionen Ihr KI Assistent bei der Erledigung der Aufgabe verwenden soll. In diesem Fall benötigt er keinen Zugang zur Internetsuche und muss keine Bilder generieren, weshalb wir nur das Formatierungstool “Canvas” ankreuzen.
Erstellen Sie nun den KI Assistenten, in dem Sie oben rechts auf das Feld “Erstellen” klicken. Anschließend sollten Sie damit beginnen, Ihren neuen KI Assistenten auszuprobieren. Höchstwahrscheinlich werden Sie noch Änderungen an den Hinweisen vornehmen müssen, damit Sie zu Ihrem gewünschten Endergebnis gelangen.
Achten Sie jedoch darauf, dass Ihre Hinweise strukturiert bleiben, und das kein Aufgabenschritt zu lang wird, da der KI Assistent sich sonst bei der Umsetzung schwer tun könnte. Integrieren Sie nun den KI Assistenten schrittweise in Ihren Arbeitsalltag!
Ein KI-Assistent ist für Maklerunternehmen heute eine strategische Notwendigkeit. Mit der richtigen Implementierung optimiert er Ihre Arbeitsabläufe erheblich. Vier Schlüsselelemente sind entscheidend: Bedarfsanalyse, präzise Anweisungen, relevantes Kontextwissen und kontinuierliche Optimierung.
Investieren Sie Zeit in die sorgfältige Anpassung – sie wird durch effizientere Prozesse und höhere Produktivität vielfach belohnt.
