Über 25.000 Unternehmen sind auf JACASA gelistet.
Das Übergabeprotokoll einer Wohnung ist die wichtigste Absicherung bei der Schlüsselübergabe – und dennoch verzichten viele darauf oder erstellen es nur oberflächlich. Dabei können später auftretende Streitigkeiten über Schäden oder fehlende Schlüssel schnell zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten führen.
Was gehört zwingend in ein solches Übergabeprotokoll, und wie dokumentieren Sie den Zustand der Wohnung rechtssicher? Welche Fallstricke gilt es zu vermeiden? Dieser Ratgeberartikel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ein wasserdichtes Dokument erstellen und damit sowohl als Vermieter als auch als Mieter auf der sicheren Seite sind.
Ein Wohnungsübergabeprotokoll dient als Nachweis über den Zustand einer Wohnung während einer Übergabe. Sowohl bei Einzug als auch Auszug ist ein Übergabeprotokoll eine Sicherheit für den Vermieter und Mieter. Mit diesem Protokoll sind Zählerstände, die Anzahl der Schlüssel und etwaige Schäden ganz genau nachzuvollziehen.
Wie wichtig so ein Dokument sein kann und was in einem Wohnungsübergabe-Protokoll stehen sollte, erfahren Sie hier. Außerdem finden Sie eine Vorlage für ein Übergangsprotokoll auf dieser Seite.
Verwenden Sie unsere kostenlose Mustervorlage eines Übergabeprotokoll – extra für Ihre Wohnungsübergabe bereitgestellt.
Kostenlose Mustervorlage
Mieter und Vermieter sollten zusammen während der Wohnungsübergabe die Wohnung überprüfen. Dafür besichtigen beide am besten jeden Raum der Wohnung bei Tageslicht.
Sind Mängel oder Schäden zu sehen, dann sind diese ausführlich zu protokollieren. Dabei kann es sich um Kratzer im Waschbecken, um Flecken auf dem Fußboden oder um undichte Fenster handeln. Die Zählerstände sind ebenfalls abzulesen und aufzuschreiben.
Während der Schlüsselübergabe ist zu kontrollieren, ob alle Schlüssel, die zur Wohnung gehören, vollständig sind. Wenn bei der Übergabe der Wohnung kein Protokoll zum Einsatz kommt, dann hat weder der Vermieter noch der Mieter später einen Beweis, dass bestimmte Schäden schon beim Einzug vorhanden waren.
Deswegen ist es umso wichtiger, dass ein Wohnungsübergabeprotokoll zum Einsatz kommt, auch wenn ein Übergabeprotokoll vom Gesetz her keine Pflicht ist. Sollte es allerdings zwischen Vermieter und Mieter zu Streitigkeiten kommen, dann hat ein Übergabeprotokoll vor Gericht Bestand.
Holger Schütz
Rechtsanwalt & Notar
Es wird ein Termin für die Übergabe der Wohnung vereinbart, damit sowohl Mieter als auch Vermieter wirklich Zeit haben, gemeinsam eine Wohnungsbesichtigung vorzunehmen. Typischerweise wird dieses Datum auf den Tag festgelegt, an dem der ausziehende Mieter alle Möbel aus dem Mietobjekt entfernt hat und die Wohnung oder das Haus tatsächlich zu den im Mietvertrag festgelegten Bedingungen verlassen hat.
Je nachdem, was im Mietvertrag vereinbart ist, bedeutet es, dass die Wohnung gereinigt oder renoviert ist. Am besten findet die Besichtigung nicht nur in einer leeren Wohnung statt, sondern auch bei Tageslicht. Das hat den Vorteil, dass Mängel nicht so leicht übersehen werden. Dasselbe ist übrigens auch eine gute Richtschnur, wenn ein neuer Mieter einzieht oder eine Übergabe von Eigentum erfolgt.
Es kann durchaus sein, dass während der Wohnungsübergabe der Nachmieter mit anwesend ist. Für den ausziehenden Mieter hat das den Vorteil, dass er sich mit dem neuen Mieter auf eventuelle Renovierungsarbeiten abstimmen kann. Auch für Vermieter bringt diese Konstellation einige Vorteile, kann er doch gleich mit dem neuen Mieter auch ein Übergabeprotokoll abschließen.
Mieter und Vermieter gehen gemeinsam alle Räume durch und sollten Schäden festgestellt werden, wird besprochen, wie damit umzugehen ist. Die Schäden sind alle im Übergabeprotokoll festzuhalten. Genauso wie die besprochenen Maßnahmen für die Reparaturarbeiten.
Die Schlüsselübergabe erfolgt bei Mietbeginn bzw. bei Auszug am Tag der Wohnungsübergabe. Alle vorhandenen Schlüssel für ein Mietobjekt oder einer gekauften Immobilie sollten in einem Schlüssel-Übergabeprotokoll eingetragen werden.
Hat ein Mieter einen Schlüssel verloren, dann ist dieser in der Regel von ihm zu ersetzen. Der Vermieter kann allerdings auch entscheiden, dass das Schloss bzw. die Anlage ausgetauscht wird. Diese Kosten sind nicht unbedingt auf den Mieter abzuwälzen, wenn dieser beweisen kann, dass er nicht grob fahrlässig gehandelt hat.
Wenn bei der Wohnungsübergabe keine Mängel vorhanden sind, ist die Mietkaution zeitnah an den alten Mieter auszuzahlen. Auch der Kautionsbetrag sollte in einem Wohnungsübergabeprotokoll eingetragen werden.
Die Wohnungsübergabe ist ein bedeutsames Ereignis für Mieter und Vermieter. Beide Parteien haben das Recht, bei der Übergabe anwesend zu sein, um etwaige Mängel oder den Zustand der Wohnung gemeinsam zu protokollieren. Neben den Vertragsparteien dürfen auch weitere Personen an der Übergabe teilnehmen:
Mieter und Vermieter dürfen bei der Wohnungsübergabe anwesend sein, Vertreter beauftragen und Zeugen oder Experten hinzuziehen, um den Zustand genau festzuhalten und sich abzusichern.
Die Wohnungsübergabe sollte idealerweise immer in Anwesenheit beider Vertragsparteien stattfinden. Wenn dies jedoch nicht möglich ist, kann die Übergabe auch ohne den Mieter oder Vermieter erfolgen, vorausgesetzt, eine vertrauenswürdige Person nimmt stellvertretend deren Rechte und Pflichten wahr.
Wie bereits oben erwähnt, sollte diese Person mit einer schriftlichen Vollmacht ausgestattet sein, um Missverständnisse oder rechtliche Komplikationen zu vermeiden.
Es ist allerdings wichtig zu betonen, dass die Abwesenheit einer Partei ohne stichhaltigen Grund nicht den Prozess der Übergabe behindern sollte. In solchen Fällen gilt es, eine angemessene Frist zur Nachholung der Übergabe zu setzen, bevor die Wohnung eigenmächtig einem neuen Mieter übergeben wird.
Um späteren Streitigkeiten vorzubeugen, ist das Erstellen eines detaillierten Übergabeprotokolls unerlässlich, welches idealerweise von beiden Parteien unterzeichnet wird. Sollte eine Partei bei der Übergabe fehlen und somit eine Unterschrift ausstehen, ist es umso wichtiger, Zeugen hinzuzuziehen oder die Umstände und Ergebnisse der Übergabe gewissenhaft zu dokumentieren.
Wir haben Ihnen die überliegende Information noch einmal in einer tabellarischen Anleitung zusammengefasst, damit Sie bei der Wohnungsübergabe nichts Wichtiges vergessen.
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Termin festlegen | Datum nach Räumung wählen, Wohnungskonformität prüfen. |
| 2. Zustand prüfen | Besichtigung bei Tageslicht, Sauberkeit/Renovierung sichern. |
| 3. Übergabe durchführen | Rundgang mit Beteiligten, Mängel im Protokoll festhalten. |
| 4. Schlüsselübergabe | Alle Schlüssel übergeben, im Schlüsselprotokoll vermerken. |
| 5. Kaution klären | Rückzahlung ohne Mängel prüfen, Kautionsbetrag notieren. |
| 6. Berechtigte Teilnehmer | Anwesenheit von Mieter, Vermieter oder Bevollmächtigten, Zeugen bei Bedarf. |
| 7. Vollmacht nutzen | Vollmachten bei Abwesenheit nutzen, Fristen bei Nichterscheinen setzen. |
| 8. Protokoll erstellen | Detailliertes Übergabeprotokoll anfertigen, durch Zeugen/Dokumentation absichern. |
Es gibt keine speziellen Vorgaben, was in einem Übergabeprotokoll für Wohnungen oder Häuser stehen muss. Im Wohnungsprotokoll-Muster zum Downloaden sind alle wichtigen Punkte enthalten, die von Experten empfohlen werden.
Dies sind die entscheidenden Punkte, die in einem Wohnungsübergabeprotokoll nicht fehlen dürfen:
Bei einem Übergabeprotokoll von Eigentumswohnung oder Haus sollten weitere relevante Dokumente ebenfalls vermerkt werden, wie beispielsweise Grundsteuerbescheide, Energieausweis und Versicherungsscheine. Ebenfalls nützlich sind Hinweise über Zahlungen von Müllabfuhr und Straßenreinigung und weiteren Dienstleistungen.
Bei Mängeln ist es sinnvoll, diese nicht nur im Übergabeprotokoll zu vermerken, sondern diese auch anhand von Bildern zu dokumentieren.
Selbst wenn ein Vermieter auf ein ausführliches Wohnungsübergabeprotokoll verzichten möchte, sollte zumindest ein Schlüssel-Übergangsprotokoll vorhanden sein.
Bei Einzug eines Mieters oder beim Verkauf einer Immobilie muss der Mieter bzw. Käufer alle vorhandenen Schlüssel bekommen. Bei Auszug gibt der Mieter alle Schlüssel zurück, auch auf eigene Kosten angefertigte Schlüssel. Die Schlüssel müssen dem Vermieter bzw. Verwalter persönlich und mit dem Schlüsselübergabeprotokoll übergeben werden.
Es reicht nicht aus, sie einfach in den Briefkasten des Vermieters oder Verwalters zu werfen. Bei Schlüsselverlust beim Auszug muss der Mieter für die Wiederbeschaffung der Schlüssel aufkommen.
Ein Schlüsselübergabe-Protokoll kann bei dem Verlust von Schlüsseln helfen, nachzuvollziehen, welche Schlüssel genau verloren gegangen sind. Dafür ist es wichtig, den Schlüsseln bei Übergabe eine ganz bestimmte Bezeichnung zu geben. In der Regel haben einzelne Schlüssel Nummern. Zusätzlich sollten die Schlüssel einen Vermerk bekommen, wie 3 Wohnungsschlüssel, 2 Kellerschlüssel usw.
Damit beide Parteien später keine unliebsamen Überraschungen erleben, sollten Vermieter und Mieter ein Wohnungsübergabeprotokoll ausführen. Und zwar bei einem Einzug genauso wie bei einem Auszug. Den Mieter kann ein Übergabeprotokoll davor schützen, dass er vom alten Vermieter Post bekommt und Schadensersatz leisten soll für Schäden in der Wohnung.
Der Vermieter muss sich dank eines Wohnungsübergabeprotokolls nicht über Reparaturen bzw. Renovierungsarbeiten ärgern, die vom Mieter übernommen werden müssen. Merkt der Vermieter diese nämlich erst zu spät, muss er für die Kosten aufkommen.
Für Vermieter ist es zu empfehlen, dass Protokoll in zweifacher Ausführung direkt zur Wohnungsübergabe beim Einzug oder Auszug mitzunehmen. Ein Muster-Übergabeprotokoll für Ihre Wohnung können Sie sich hier direkt herunterladen und auszudrucken. Somit müssen Sie sich über das Erstellen eines korrekten Protokolls keine Gedanken machen, denn alle wichtigen Punkte sind in der Vorlage enthalten.
Sie besitzen eine Immobilie und denken über einen Verkauf nach? Mit der kostenlosen Online-Bewertung von Jacasa können Sie den Wert Ihrer Immobilie schnell und unverbindlich ermitteln.
Hier zur kostenlosen Immobilienbewertung
Die Wohnung muss bei Auszug vollständig leergeräumt sein. Zusätzlich ist die Wohnung besenrein zu übergeben. Besenrein heißt tatsächlich mit dem Besen gereinigt. Böden sind dafür nicht zu wischen; fegen mit dem Besen reicht hier aus.
Besenrein bedeutet immer, dass grober Schmutz entfernt werden sollte. Spinnweben an Wänden gilt es ebenso zu entfernen, wie grobe Schmutzflecken im Badezimmer. Wenn ein Keller mit zur Mietsache gehört, sollte auch dieser besenrein sein.
Sehr weit verbreitet ist der Glaube, dass bei einem Auszug alle Wände neu zu streichen sind, bevor die Wohnung an den Vermieter übergeben wird. Gleichgültig, wie gut der Zustand der Räumlichkeiten ist. Viele Mietverträge enthalten tatsächlich solche Klauseln.
Nach der neuen Rechtsprechung ist dies jedoch nicht mehr erforderlich. Renovieren muss der Mieter nur, wenn es einerseits aufgrund des Wohnungszustands notwendig ist und andererseits im Mietvertrag ausdrücklich steht.
Das Mietrecht zur Wohnungsübergabe ist breit gefächert, ebenso die Rechtsprechung zum Thema Renovierung. Eine Reihe von Klauseln heben diese Pflichten in einem Mietvertrag auf. Dazu gehören zum Beispiel strenge Fristen, Renovierungspflichten, die die tatsächlichen Gegebenheiten nicht berücksichtigen oder, dass bestimmte Wandfarben nicht erlaubt sind.
Mieter müssen beim Auszug nur dann Schönheitsreparaturen ausführen, wenn der Mietvertrag das explizit fordert. Starre Renovierungsfristen sind laut BGH ungültig; ob Renovierungen nötig sind, richtet sich nach dem Ist-Zustand der Wohnung. Diese Details sollten im Übergabeprotokoll vermerkt werden.
Sollte die Mietsache aber mehr als den normalen Verschleiß aufweisen, dann muss der Mieter die Reparaturen auf jeden Fall übernehmen.
Kleiner Tipp: Derartige Schönheitsreparaturen kann der Mieter von der Steuer absetzen.
Für Schäden, die der Mieter selbst verursacht hat, muss er aufkommen. Das Wohnungsübergabeprotokoll vom Einzug dient dabei als Grundlage, welche Schönheitsreparaturen vor dem Auszug vorzunehmen sind.
Zu den Schönheitsreparaturen gehören folgende Arbeiten:
Das Abschleifen und Versiegeln von Böden gehört nicht zu den Arbeiten, die ein Mieter übernehmen muss. Auch bereits vorhandene Teppiche sind nicht zu entsorgen oder zu erneuern.
Normale Abnutzung muss ein Vermieter hinnehmen. Dazu gehören zum Beispiel Kratzer in Fußböden oder Fugen, die sich mit der Zeit verfärben oder Kalkablagerungen im Badezimmer.
Bei der Wohnungsrückgabe definiert das Übergabeprotokoll, welche Schönheitsreparaturen der Mieter verantwortet. Es trennt selbstverursachte Schäden von normaler Abnutzung, wobei grundlegende Instandsetzungen nicht in die Pflicht des Mieters fallen.
Findet der Mieter bei Einzug Mängel und trifft mit dem Vermieter keine Entscheidung, dass diese behoben werden, dann werden diese vertragsmäßig anerkannt. Eine spätere Forderung zur Beseitigung der Mängel ist nicht möglich. Auch eine Mietminderung ist in diesem Fall nicht machbar. Das ist vor allem der Fall, wenn im Übergangsprotokoll der Wohnung steht, dass die Räume, wie sie sind, übergeben werden.
Der wichtigste Paragraph in diesem Zusammenhang ist § 536c BGB, der verlangt, dass Mieter auftretende Mängel sofort dem Vermieter melden müssen, um ihre Rechte auf Mängelbeseitigung und Mietminderung nicht zu verlieren.
Anders sieht es aus, wenn es sich um schwerwiegende Mängel handelt. Hier hat der Vermieter die Pflicht, die Mängel zu beseitigen. Hierbei handelt es sich z.B. um:
Der Mieter muss in diesem Fall den Schaden innerhalb von 10 bis 30 Tagen dem Vermieter schriftlich mitteilen. Dieser hat eine bestimmte gesetzliche Frist, um schwerwiegende Mängel in der Mietsache zu beseitigen. Kommt der dieser Pflicht nicht nach, hat der Mieter das Recht auf eine Mietminderung.
Nicht nur am Anfang des Mietverhältnisses, sondern auch zum Ende kann sich die Wohnung in einem nicht vertragsgemäßen Zustand befinden, entweder weil der Zustand bereits bei Mietbeginn bestand oder weil er während des Mietverhältnisses eingetreten ist. Es ist möglich, dass der Schaden zwar während des Mietverhältnisses, aber nicht durch Verschulden des Mieters entstanden ist.
Der Vermieter kann von seinem Mieter Schadensersatz verlangen, wenn der Mieter während des Mietverhältnisses das Mietobjekt über den vertragsgemäßen Mietgebrauch hinaus selbst beschädigt oder für fahrlässiges Verhalten eines Dritten haftet.
Bemerkt der Vermieter den Mangel erst bei der Wohnungsübergabe am Ende des Mietverhältnisses, werden Schadensersatzansprüche erst einige Zeit nach Beendigung des Mietverhältnisses geltend gemacht. Nicht selten widersprechen Mieter solchen Schadensersatzansprüchen mit der Begründung, dass sie Mängel oder Schäden, wie sie bei Mietbeginn bestanden, nicht zu vertreten haben oder vom Nachmieter verursacht wurden.
Hier wird wieder die enorme Bedeutung eines Übergabeprotokolls deutlich. Werden Schäden am Tag der Übergabe genaustens protokolliert, kann genau nachvollzogen werden, wann der Schaden auftrat.
Beim Auszug kann ein Mieter oder Vermieter nur geltend machen, dass beim Einzug ein Schaden bestanden hat, wenn er davon wusste. Im Übergabeprotokoll wird nicht automatisch festgelegt, wer die beschädigte Wohnung reparieren muss. Insofern können Vermieter, die dem Mieter beim Auszug die ordnungsgemäße Rückgabe der Wohnung nachweisen, später keinen Reparaturanspruch geltend machen.
Dies dient der Rechtssicherheit: Das Protokoll zählt als verbindlicher Nachweis des Zustands am Tag X. So soll verhindert werden, dass etwa ein Vermieter Mängel nachträglich “unterjubelt”. Immerhin handelt es sich hier um ein Dokument, das im Zweifelsfall auch das Gericht akzeptiert.
Entsprechend haben allerdings ebenso Mieter ohne Wohnungsübergabeprotokoll das Nachsehen. Schließlich müssen Sie beim Auszug ebenfalls nachweisen, dass sie für eventuelle Schäden oder Verschlechterungen der Mietsache, die aber eigentlich bereits beim Einzug in die Wohnung vorhanden waren, nicht verantwortlich sind.
Sollte das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter schwierig sein und können sich beide Parteien nicht auf ein Übergabeprotokoll für die Wohnung einigen, gibt es eine Alternative. In so einem Fall empfiehlt es sich, dass jede Partei eins erstellt und einen Zeugen bei der Wohnungsübernahme dabei hat. Ein Übergabeprotokoll-PDF steht Ihnen auf dieser Seite zum Download zur Verfügung.
Ein Übergabeprotokoll bietet Rechtssicherheit, indem es den Zustand Ihrer Wohnung bei der Übernahme festhält. Sollten Mieter und Vermieter sich nicht einigen können, ist es ratsam, separate Protokolle anzufertigen und durch Zeugen bestätigen zu lassen.
Alle Mängel und Schäden, die ein Mieter noch beheben muss, werden im Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten. Was der Vermieter später herausfindet, etwa weil er bei der Wohnungsübernahme unachtsam war, muss er selbst reparieren.
Andererseits gilt alles, was der Mieter im Protokoll unterzeichnet. Sollte einer der beiden Parteien das Übergabeprotokoll Wohnung verweigern, so ist er vor Gericht wenig glaubwürdig. Alles, was im Übergabeprotokoll steht, ist rechtlich bindend.
Es gibt keine festen Regeln für eine Wohnungsübergabe. Doch um zwischen Vermieter und Mieter Streitigkeiten zu vermeiden, ist eine exakte Erfassung vom Zustand der Wohnung in einem Übergabeprotokoll unabdingbar. Dadurch wird genau geklärt, wer für die Kosten und den Reparaturen aufkommt.
Einige Tipps, damit die Wohnungsübergabe ohne Probleme abläuft:
Das Wohnungsübergabeprotokoll ist ein unverzichtbares Instrument zur Dokumentation des Zustandes einer Mietimmobilie beim Wechsel der Bewohner, welches sowohl die Interessen der Mieter als auch der Vermieter schützt. Es hält Angaben zu Personalien, Immobilie, Zählerständen, Schlüsseln und festgestellten Schäden fest und sollte durch Unterschriften und ergänzende Fotos validiert werden.
Obwohl rechtlich nicht vorgeschrieben, dient es als entscheidende Beweisgrundlage bei Meinungsverschiedenheiten und ermöglicht es, bei fehlender Einigung separate Protokolle mit Zeugen zu erstellen, um vor Gericht die jeweiligen Ansprüche zu untermauern und Verantwortlichkeiten klar abzugrenzen.
Ein Übergabeprotokoll ist ein schriftliches Dokument, das den Zustand eines Mietobjekts oder einer Kaufimmobilie dokumentiert. Eventuell durch den Mieter verursachte Schäden oder Mängel an der Wohnung werden im Vertrag dokumentiert.
Ein Wohnungsübergabeprotokoll wird in der Regel beim Ein- oder Auszug aus einer Wohnung geschlossen. Ein Übergabeprotokoll ist zwar nicht zwingend erforderlich, aber zum Schutz von Mietern und Vermietern bzw. Verkäufer und Käufer durchaus empfehlenswert.
Das Übergabeprotokoll kann vom Vermieter genauso erstellt werden wie vom Mieter. In der Praxis ist es eher der Vermieter, der ein Übergabeprotokoll mit zur Wohnungsübergabe bringt.
Der Zustand der Immobilie wird im Übergabeprotokoll der Wohnung schriftlich festgehalten. Im Falle von Meinungsverschiedenheiten dient die Vereinbarung als Beweismittel zur Klärung des Streits. Das Übergabeprotokoll sollte das Datum der Übergabe, die Namen beider Parteien, Mängel, Anzahl der Schlüssel usw. enthalten.
Bei der Wohnungsübernahme herrscht oft Uneinigkeit über den Unterschied zwischen normaler Nutzung und einem tatsächlichen Mangel. Gebrauchsspuren an Fußböden sind keine Mängel, wohl aber Brandflecken oder Risse im Waschbecken oder Duschwanne. Die Wohnung oder das Haus muss bei der Übergabe voll funktionsfähig sein.
Bei Einzug spätestens an dem Tag, an dem die Miete beginnt. Allerdings sind die meisten Vermieter sehr kulant und die Wohnungsübergabe und die Schlüsselübergabe findet schon ein paar Tage vorher statt.
Bei Auszug eines Mieters ist der beste Zeitpunkt für die Übergabe, wenn die Wohnung leer und besenrein ist. Beide Parteien sollten an diesem Tag genug Zeit für die Wohnungsübergabe haben. Mängel und alles Wichtige ist ins Wohnungsübergabeprotokoll einzutragen, damit Vermieter und Mieter vor späteren Forderungen des jeweils andern abgesichert sind.
