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Übergabeprotokoll Wohnung: Wie sollte es aussehen?

Björn Kolbmüller Geschäftsführer
3. Nov 2023 / 17 Min. Lesezeit

Der Mieter hat gekündigt, jetzt steht der Tag des Auszugs an. Ein wichtiger Punkt bei der Schlüsselübergabe ist das Übergabeprotokoll für die Wohnung. Hierin wird verbindlich festgehalten, in welchem Zustand die Wohnung an diesem Tag war. Wer hier einen Fehler macht, kann Probleme bekommen! Wir verraten Ihnen, was Sie unbedingt beachten sollten.

Übergabeprotokoll Wohnung: Was ist das genau?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll dient als Nachweis über den Zustand einer Wohnung während einer Übergabe. Sowohl bei Einzug als auch Auszug ist ein Übergabeprotokoll eine Sicherheit für den Vermieter und Mieter. Mit diesem Protokoll sind Zählerstände, die Anzahl der Schlüssel und etwaige Schäden ganz genau nachzuvollziehen. Wie wichtig so ein Dokument sein kann und was in einem Wohnungsübergabe-Protokoll stehen sollte, erfahren Sie hier. Außerdem finden Sie eine Vorlage für ein Übergangsprotokoll auf dieser Seite.

Die Wohnungsübergabe – worauf achten?

Mieter und Vermieter sollten zusammen während der Wohnungsübergabe die Wohnung überprüfen. Dafür besichtigen beide am besten jeden Raum der Wohnung bei Tageslicht. Sind Mängel oder Schäden zu sehen, dann sind diese ausführlich zu protokollieren. Dabei kann es sich um Kratzer im Waschbecken, um Flecken auf dem Fußboden oder um undichte Fenster handeln. Die Zählerstände sind ebenfalls abzulesen und aufzuschreiben.

Während der Schlüsselübergabe ist zu kontrollieren, ob alle Schlüssel, die zur Wohnung gehören, vollständig sind. Wenn bei der Übergabe der Wohnung kein Protokoll zum Einsatz kommt, dann hat weder der Vermieter noch der Mieter später einen Beweis, dass bestimmte Schäden schon beim Einzug vorhanden waren.

Deswegen ist es umso wichtiger, dass ein Wohnungsübergabeprotokoll zum Einsatz kommt, auch wenn ein Übergabeprotokoll vom Gesetz her keine Pflicht ist. Sollte es allerdings zwischen Vermieter und Mieter zu Streitigkeiten kommen, dann hat ein Übergabeprotokoll vor Gericht Bestand.

Ein Übergabeprotokoll dient für beide Vertragsparteien der Beweisvorsorge betreffend den Zustand der Mietsache bei Übergabe und sollte unerlässlich sein. Holger Schütz Holger Schütz Rechtsanwalt & Notar

Ablauf einer Wohnungsübergabe

Es wird ein Termin für die Übergabe der Wohnung vereinbart, damit sowohl Mieter als auch Vermieter wirklich Zeit haben, gemeinsam eine Wohnungsbesichtigung vorzunehmen. Typischerweise wird dieses Datum auf den Tag festgelegt, an dem der ausziehende Mieter alle Möbel aus dem Mietobjekt entfernt hat und die Wohnung oder das Haus tatsächlich zu den im Mietvertrag festgelegten Bedingungen verlassen hat.

Wann sollte eine Wohnungsübergabe erfolgen?

Je nachdem, was im Mietvertrag vereinbart ist, bedeutet es, dass die Wohnung gereinigt oder renoviert ist. Am besten findet die Besichtigung nicht nur in einer leeren Wohnung statt, sondern auch bei Tageslicht. Das hat den Vorteil, dass Mängel nicht so leicht übersehen werden. Dasselbe ist übrigens auch eine gute Richtschnur, wenn ein neuer Mieter einzieht oder eine Übergabe von Eigentum erfolgt.

Wie ist der Ablauf einer Wohnungsübergabe?

Es kann durchaus sein, dass während der Wohnungsübergabe der Nachmieter mit anwesend ist. Für den ausziehenden Mieter hat das den Vorteil, dass er sich mit dem neuen Mieter auf eventuelle Renovierungsarbeiten abstimmen kann. Auch für Vermieter bringt diese Konstellation einige Vorteile, kann er doch gleich mit dem neuen Mieter auch ein Übergabeprotokoll abschließen.

Mieter und Vermieter gehen gemeinsam alle Räume durch und sollten Schäden festgestellt werden, wird besprochen, wie damit umzugehen ist. Die Schäden sind alle im Übergabeprotokoll festzuhalten. Genauso wie die besprochenen Maßnahmen für die Reparaturarbeiten.

Die Schlüsselübergabe

Die Schlüsselübergabe erfolgt bei Mietbeginn bzw. bei Auszug am Tag der Wohnungsübergabe. Alle vorhandenen Schlüssel für ein Mietobjekt oder einer gekauften Immobilie sollten in einem Schlüssel-Übergabeprotokoll eingetragen werden.

Hat ein Mieter einen Schlüssel verloren, dann ist dieser in der Regel von ihm zu ersetzen. Der Vermieter kann allerdings auch entscheiden, dass das Schloss bzw. die Anlage ausgetauscht wird. Diese Kosten sind nicht unbedingt auf den Mieter abzuwälzen, wenn dieser beweisen kann, dass er nicht grob fahrlässig gehandelt hat.

Rückzahlung der Mietkaution

Wenn bei der Wohnungsübergabe keine Mängel vorhanden sind, ist die Mietkaution zeitnah an den alten Mieter auszuzahlen. Auch der Kautionsbetrag sollte in einem Wohnungsübergabeprotokoll eingetragen werden.

Bündel Geldscheine auf einem Mietvertrag

Was sollte in einem Wohnungsübergabeprotokoll stehen?

Es gibt keine speziellen Vorgaben, was in einem Übergabeprotokoll für Wohnungen oder Häuser stehen muss. Im Wohnungsprotokoll-Muster zum Downloaden sind alle wichtigen Punkte enthalten, die von Experten empfohlen werden.

Dies sind die entscheidenden Punkte, die in einem Wohnungsübergabeprotokoll nicht fehlen dürfen:

  • Name und Anschrift des Vermieters und des Mieters
  • Anschrift der Immobilie
  • Art der Immobilie (Mietwohnung, Haus, gewerbliche Räume)
  • Datum Wohnung Abnahme
  • Zählerstände von Strom, Gas und Wasser
  • Liste der Räume
  • Zustand der Räume, eventuelle Mängel oder der Vermerk, dass keine Mängel vorhanden sind
  • Wann die letzte Renovierung war
  • Absprachen über Renovierungen oder Reparaturen, wenn diese noch anstehen
  • Zustand von Keller, Garage etc.
  • Mobiliar, wenn welches übernommen wird
  • Anzahl der Schlüssel und welche Schlüssel übergeben werden
  • Unterschriften vom Mieter und Vermieter

Weitere wichtige Dokumente

Bei einem Übergabeprotokoll von Eigentumswohnung oder Haus sollten weitere relevante Dokumente ebenfalls vermerkt werden, wie beispielsweise Grundsteuerbescheide, Energieausweis und Versicherungsscheine. Ebenfalls nützlich sind Hinweise über Zahlungen von Müllabfuhr und Straßenreinigung und weiteren Dienstleistungen.

Gut zu wissen

Bei Mängeln ist es sinnvoll, diese nicht nur im Übergabeprotokoll zu vermerken, sondern diese auch anhand von Bildern zu dokumentieren.

Kostenlose Mustervorlage

Übergabeprotokoll Wohnung: Das Schlüsselübergabeprotokoll

Selbst wenn ein Vermieter auf ein ausführliches Wohnungsübergabeprotokoll verzichten möchte, sollte zumindest ein Schlüssel-Übergangsprotokoll vorhanden sein.

Das Aushändigen der Schlüssel

Bei Einzug eines Mieters oder beim Verkauf einer Immobilie muss der Mieter bzw. Käufer alle vorhandenen Schlüssel bekommen. Bei Auszug gibt der Mieter alle Schlüssel zurück, auch auf eigene Kosten angefertigte Schlüssel. Die Schlüssel müssen dem Vermieter bzw. Verwalter persönlich und mit dem Schlüsselübergabeprotokoll übergeben werden. Es reicht nicht aus, sie einfach in den Briefkasten des Vermieters oder Verwalters zu werfen. Bei Schlüsselverlust beim Auszug muss der Mieter für die Wiederbeschaffung der Schlüssel aufkommen.

Vorkehrungen für einen Verlust der Schlüssel

Ein Schlüsselübergabe-Protokoll kann bei dem Verlust von Schlüsseln helfen, nachzuvollziehen, welche Schlüssel genau verloren gegangen sind. Dafür ist es wichtig, den Schlüsseln bei Übergabe eine ganz bestimmte Bezeichnung zu geben. In der Regel haben einzelne Schlüssel Nummern. Zusätzlich sollten die Schlüssel einen Vermerk bekommen, wie 3 Wohnungsschlüssel, 2 Kellerschlüssel usw.

Wohnungsübergabeprotokoll: Wichtig für Vermieter und Mieter

Damit beide Parteien später keine unliebsamen Überraschungen erleben, sollten Vermieter und Mieter ein Wohnungsübergabeprotokoll ausführen. Und zwar bei einem Einzug genauso wie bei einem Auszug. Den Mieter kann ein Übergabeprotokoll davor schützen, dass er vom alten Vermieter Post bekommt und Schadensersatz leisten soll für Schäden in der Wohnung.

Der Vermieter muss sich dank eines Wohnungsübergabeprotokolls nicht über Reparaturen bzw. Renovierungsarbeiten ärgern, die vom Mieter übernommen werden müssen. Merkt der Vermieter diese nämlich erst zu spät, muss er für die Kosten aufkommen.

Für Vermieter ist es zu empfehlen, dass Protokoll in zweifacher Ausführung direkt zur Wohnungsübergabe beim Einzug oder Auszug mitzunehmen. Ein Übergabeprotokoll Wohnung (Muster Word) können Sie sich hier direkt herunterladen und auszudrucken. Somit müssen Sie sich über das Erstellen eines korrekten Protokolls keine Gedanken machen, denn alle wichtigen Punkte sind in der Vorlage enthalten.

Hand mit Schlüssel im Vordergrund, im Hintergrund ein Wohnhaus

Übergabe Wohnung – Wie sollte der Zustand sein?

Die Wohnung muss bei Auszug vollständig leergeräumt sein. Zusätzlich ist die Wohnung besenrein zu übergeben. Besenrein heißt tatsächlich mit dem Besen gereinigt. Böden sind dafür nicht zu wischen; fegen mit dem Besen reicht hier aus.

Besenrein bedeutet immer, dass grober Schmutz entfernt werden sollte. Spinnweben an Wänden gilt es ebenso zu entfernen, wie grobe Schmutzflecken im Badezimmer. Wenn ein Keller mit zur Mietsache gehört, sollte auch dieser besenrein sein.

Ja oder Nein? Pflicht zur Renovierung

Sehr weit verbreitet ist der Glaube, dass bei einem Auszug alle Wände neu zu streichen sind, bevor die Wohnung an den Vermieter übergeben wird. Gleichgültig, wie gut der Zustand der Räumlichkeiten ist. Viele Mietverträge enthalten tatsächlich solche Klauseln.

Nach der neuen Rechtsprechung ist dies jedoch nicht mehr erforderlich. Renovieren muss der Mieter nur, wenn es einerseits aufgrund des Wohnungszustands notwendig ist und andererseits im Mietvertrag ausdrücklich steht.

Das Mietrecht zur Wohnungsübergabe ist breit gefächert, ebenso die Rechtsprechung zum Thema Renovierung. Eine Reihe von Klauseln heben diese Pflichten in einem Mietvertrag auf. Dazu gehören zum Beispiel strenge Fristen, Renovierungspflichten, die die tatsächlichen Gegebenheiten nicht berücksichtigen oder, dass bestimmte Wandfarben nicht erlaubt sind.

Sollte die Mietsache aber mehr als den normalen Verschleiß aufweisen, dann muss der Mieter die Reparaturen auf jeden Fall übernehmen.

Kleiner Tipp: Derartige Schönheitsreparaturen kann der Mieter von der Steuer absetzen.

Übergabeprotokoll Wohnung = Grundlage für Schönheitsreparaturen

Für Schäden, die der Mieter selbst verursacht hat, muss er aufkommen. Das Wohnungsübergabeprotokoll vom Einzug dient dabei als Grundlage, welche Schönheitsreparaturen vor dem Auszug vorzunehmen sind.

Zu den Schönheitsreparaturen gehören folgende Arbeiten:

  • Tapezieren und Streichen von Wänden
  • Türen in der Wohnung streichen
  • Heizkörper streichen
  • Dübel und Bohrlöcher verfüllen

Das Abschleifen und Versiegeln von Böden gehört nicht zu den Arbeiten, die ein Mieter übernehmen muss. Auch bereits vorhandene Teppiche sind nicht zu entsorgen oder zu erneuern.

Normale Abnutzung muss ein Vermieter hinnehmen. Dazu gehören zum Beispiel Kratzer in Fußböden oder Fugen, die sich mit der Zeit verfärben oder Kalkablagerungen im Badezimmer.

Mängel der Wohnung bei Einzug oder Auszug

Findet der Mieter bei Einzug Mängel und trifft mit dem Vermieter keine Entscheidung, dass diese behoben werden, dann werden diese vertragsmäßig anerkannt. Eine spätere Forderung zur Beseitigung der Mängel ist nicht möglich. Auch eine Mietminderung ist in diesem Fall nicht machbar. Das ist vor allem der Fall, wenn im Übergangsprotokoll der Wohnung steht, dass die Räume, wie sie sind, übergeben werden.

Anders sieht es aus, wenn es sich um schwerwiegende Mängel handelt. Hier hat der Vermieter die Pflicht, die Mängel zu beseitigen. Hierbei handelt es sich z.B. um:

  • Feuchte Wände
  • Schimmel
  • Defekte technische Einrichtungen
  • Defekte Leitungen
  • Ungezieferbefall

Der Mieter muss in diesem Fall den Schaden innerhalb von 10 bis 30 Tagen dem Vermieter schriftlich mitteilen. Dieser hat eine bestimmte gesetzliche Frist, um schwerwiegende Mängel in der Mietsache zu beseitigen. Kommt der dieser Pflicht nicht nach, hat der Mieter das Recht auf eine Mietminderung.

Mann untersucht Schimmel an der Wand

Schadenersatz bei übermäßigem “Verwohnen”

Nicht nur am Anfang des Mietverhältnisses, sondern auch zum Ende kann sich die Wohnung in einem nicht vertragsgemäßen Zustand befinden, entweder weil der Zustand bereits bei Mietbeginn bestand oder weil er während des Mietverhältnisses eingetreten ist. Es ist möglich, dass der Schaden zwar während des Mietverhältnisses, aber nicht durch Verschulden des Mieters entstanden ist.

Der Vermieter kann von seinem Mieter Schadensersatz verlangen, wenn der Mieter während des Mietverhältnisses das Mietobjekt über den vertragsgemäßen Mietgebrauch hinaus selbst beschädigt oder für fahrlässiges Verhalten eines Dritten haftet.

Bemerkt der Vermieter den Mangel erst bei der Wohnungsübergabe am Ende des Mietverhältnisses, werden Schadensersatzansprüche erst einige Zeit nach Beendigung des Mietverhältnisses geltend gemacht. Nicht selten widersprechen Mieter solchen Schadensersatzansprüchen mit der Begründung, dass sie Mängel oder Schäden, wie sie bei Mietbeginn bestanden, nicht zu vertreten haben oder vom Nachmieter verursacht wurden.

Hier wird wieder die enorme Bedeutung eines Übergabeprotokolls deutlich. Werden Schäden am Tag der Übergabe genaustens protokolliert, kann genau nachvollzogen werden, wann der Schaden auftrat.

Ohne Protokoll: Nachträgliche Mängel nach Wohnungsübergabe

Beim Auszug kann ein Mieter oder Vermieter nur geltend machen, dass beim Einzug ein Schaden bestanden hat, wenn er davon wusste. Im Übergabeprotokoll wird nicht automatisch festgelegt, wer die beschädigte Wohnung reparieren muss. Insofern können Vermieter, die dem Mieter beim Auszug die ordnungsgemäße Rückgabe der Wohnung nachweisen, später keinen Reparaturanspruch geltend machen.

Übergabeprotokoll Wohnung: Ein wichtiges Rechtsdokument

Dies dient der Rechtssicherheit: Das Protokoll zählt als verbindlicher Nachweis des Zustands am Tag X. So soll verhindert werden, dass etwa ein Vermieter Mängel nachträglich “unterjubelt”. Immerhin handelt es sich hier um ein Dokument, das im Zweifelsfall auch das Gericht akzeptiert.

Entsprechend haben allerdings ebenso Mieter ohne Wohnungsübergabeprotokoll das Nachsehen. Schließlich müssen Sie beim Auszug ebenfalls nachweisen, dass sie für eventuelle Schäden oder Verschlechterungen der Mietsache, die aber eigentlich bereits beim Einzug in die Wohnung vorhanden waren, nicht verantwortlich sind.

Sollte das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter schwierig sein und können sich beide Parteien nicht auf ein Übergabeprotokoll für die Wohnung einigen, gibt es eine Alternative. In so einem Fall empfiehlt es sich, dass jede Partei eins erstellt und einen Zeugen bei der Wohnungsübernahme dabei hat. Ein Übergabeprotokoll-PDF steht Ihnen auf dieser Seite zum Download zur Verfügung.

Wenn das Übergabeprotokoll verweigert wird …

Alle Mängel und Schäden, die ein Mieter noch beheben muss, werden im Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten. Was der Vermieter später herausfindet, etwa weil er bei der Wohnungsübernahme unachtsam war, muss er selbst reparieren.

Andererseits gilt alles, was der Mieter im Protokoll unterzeichnet. Sollte einer der beiden Parteien das Übergabeprotokoll Wohnung verweigern, so ist er vor Gericht wenig glaubwürdig. Alles, was im Übergabeprotokoll steht, ist rechtlich bindend.

Unsere Tipps: Wohnungsübergabe und Übergabeprotokoll

Es gibt keine festen Regeln für eine Wohnungsübergabe. Doch um zwischen Vermieter und Mieter Streitigkeiten zu vermeiden, ist eine exakte Erfassung vom Zustand der Wohnung in einem Übergabeprotokoll unabdingbar. Dadurch wird genau geklärt, wer für die Kosten und den Reparaturen aufkommt.

Einige Tipps, damit die Wohnungsübergabe ohne Probleme abläuft:

  • Die Übergabe sollte in einer leeren und besenreinen Wohnung stattfinden.
  • Vermieter und Mieter sollten an dem Tag genug Zeit haben.
  • Alle Mängel müssen ins Übergabeprotokoll eingetragen werden.
  • Alle Schlüssel müssen protokollieren und mit Namen versehen werden.
  • Im Fall von Schäden genau klären, wie diese zu beheben sind und im Übergabeprotokoll eintragen.
  • Mit einer Kamera den Zustand der Wohnung fotografieren, das gilt vor allem für Schäden bzw. Mängel.
  • Vermieter und Mieter bekommen beide eine Ausführung des unterschriebenen Wohnungsübergabeprotokolls.
Artikel von
Björn Kolbmüller
Björn Kolbmüller ist Gründer und Geschäftsführer der Eigentümer-Makler Plattform Jacasa in Berlin. Er ist seit über 15 Jahren in der Startup-Szene aktiv und beschäftigt sich rund um die Uhr mit dem Thema Immobilien.
Björn Kolbmüller

FAQ – Antworten auf die wichtigsten Fragen

  • Was ist ein Übergabeprotokoll Wohnung?

    Ein Übergabeprotokoll ist ein schriftliches Dokument, das den Zustand eines Mietobjekts oder einer Kaufimmobilie dokumentiert. Eventuell durch den Mieter verursachte Schäden oder Mängel an der Wohnung werden im Vertrag dokumentiert.

    Ein Wohnungsübergabeprotokoll wird in der Regel beim Ein- oder Auszug aus einer Wohnung geschlossen. Ein Übergabeprotokoll ist zwar nicht zwingend erforderlich, aber zum Schutz von Mietern und Vermietern bzw. Verkäufer und Käufer durchaus empfehlenswert.

  • Wer erstellt ein Wohnungsübergabeprotokoll?

    Das Übergabeprotokoll kann vom Vermieter genauso erstellt werden wie vom Mieter. In der Praxis ist es eher der Vermieter, der ein Übergabeprotokoll mit zur Wohnungsübergabe bringt.

  • Was muss im Wohnungsübergabe Protokoll stehen?

    Der Zustand der Immobilie wird im Übergabeprotokoll der Wohnung schriftlich festgehalten. Im Falle von Meinungsverschiedenheiten dient die Vereinbarung als Beweismittel zur Klärung des Streits. Das Übergabeprotokoll sollte das Datum der Übergabe, die Namen beider Parteien, Mängel, Anzahl der Schlüssel usw. enthalten.

  • Was sind Mängel bei einer Wohnung?

    Bei der Wohnungsübernahme herrscht oft Uneinigkeit über den Unterschied zwischen normaler Nutzung und einem tatsächlichen Mangel. Gebrauchsspuren an Fußböden sind keine Mängel, wohl aber Brandflecken oder Risse im Waschbecken oder Duschwanne. Die Wohnung oder das Haus muss bei der Übergabe voll funktionsfähig sein.

  • Wann sollte eine Wohnungsübergabe stattfinden?

    Bei Einzug spätestens an dem Tag, an dem die Miete beginnt. Allerdings sind die meisten Vermieter sehr kulant und die Wohnungsübergabe und die Schlüsselübergabe findet schon ein paar Tage vorher statt.

    Bei Auszug eines Mieters ist der beste Zeitpunkt für die Übergabe, wenn die Wohnung leer und besenrein ist. Beide Parteien sollten an diesem Tag genug Zeit für die Wohnungsübergabe haben. Mängel und alles Wichtige ist ins Wohnungsübergabeprotokoll einzutragen, damit Vermieter und Mieter vor späteren Forderungen des jeweils andern abgesichert sind.

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