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Wer ein Haus verkauft oder vermietet, sollte sich in jedem Fall mit einem Übergabeprotokoll absichern. Das gilt aber nicht nur für den Verkäufer, sondern ebenso für Käufer oder neue Mieter.
Doch wer sollte sich um ein solches Protokoll kümmern? Handelt es sich um ein verpflichtendes Dokument? In unserem Ratgeber zum Thema Übergabeprotokolle erfahren Sie alles, was Sie zum Thema wissen müssen.
Wenn Sie Ihr Haus verkaufen oder ein Haus kaufen wollen, sind alle beteiligten Parteien rechtlich auf der sicheren Seiten, wenn es ein Übergabeprotokoll gibt. In dem Protokoll werden sämtliche Mängel und Zustände der Immobilie schriftlich festgehalten. Es handelt sich also um eine Bestandsaufnahme des kompletten Wohnraumes.
Damit es später zu keinen bösen Überraschungen kommt, wird der aktuelle Zustand der Immobilie ausführlich festgehalten. Man stelle sich nur vor, der Vermieter soll einige Wochen nach dem Einzug der Mieter eine teure Reparatur übernehmen, die Letztere allerdings selbst verschuldet hat.
Ohne Übergabeprotokoll könnte nicht klar geregelt werden, wer für den Schaden aufkommen muss. Andersherum wird durch das Protokoll vermieden, dass neue Mieter für Schäden verantwortlich gemacht werden, die der Vormieter hinterlassen hat.
Es ist in jedem Fall zu empfehlen ein Übergabeprotokoll bei jedem Ein- bzw. Auszug anzufertigen. Wird das gewissenhaft erledigt, lassen sich spätere Streitigkeiten, die bis vor das Gericht gehen und damit sehr teuer werden können, vermeiden.
Solche Streitigkeiten entstehen meist wegen Unklarheiten über Reparaturen, Energiekosten oder Schlüsseln. Sind derartige Themen geklärt und schriftlich festgehalten kann Konflikten vorgebeugt werden.
Es gibt verschiedene Situationen, in denen ein Übergabeprotokoll sinnvoll ist. Meist geht es natürlich darum, dass in irgendeiner Form neue Personen in ein Haus einziehen, sei es weil die Immobilie verkauft wurde, oder weil ein Mieterwechsel ansteht.
Der ideale Zeitpunkt, um das Übergabeprotokoll anzufertigen und die Übergabe zu vollziehen ist, wenn sämtliche Renovierungsarbeiten und Reparaturen abgeschlossen sind und das Haus größtenteils leer ist. Alle Habseligkeiten und gegebenenfalls Möbel sollten ausgeräumt sein.
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Wenn sich ein Eigentümer entscheidet sein Haus zu verkaufen, wird typischerweise erst nach der vollen Zahlung des Kaufpreises ein Übergabetermin ausgemacht.
Das Übergabeprotokoll wird während einer gemeinsamen Begehung der Immobilie angefertigt. Sowohl Mieter als auch Vermieter müssen anwesend sein und sollten aufmerksam auf Schäden oder Mängel achten. Auch ein Gespräch vorab kann hilfreich sein. So können mit dem Vermieter oder Verkäufer mögliche versteckte Mängel besprochen werden und es entsteht eine gute Gesprächsebene.
Es können aber auch andere Personen anwesend sein:
Planen Sie bei der Besichtigung genügend Zeit ein und begutachten Sie die Immobilie bei guten Lichtverhältnissen.
Beim Kauf oder bei der Vermietung eines Hauses ist das Übergabeprotokoll ein wesentliches Dokument, das die Basis für eine erfolgreiche und konfliktfreie Wohnungsübergabe schafft. Im Rahmen dieser wichtigen Dokumentation sind verschiedene Punkte zu beachten, die eine lückenlose Erfassung des Zustands der Immobilie garantieren.
Im Netz finden Sie unzählige Vorlagen und Muster. Diese sind jedoch nicht immer vollständig. Daher haben wir für Sie eine kostenlose Mustervorlage eines Übergabeprotokolls erstellt.
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Es beginnt mit der präzisen Aufzeichnung der Namen und Anschriften aller bei der Übergabe anwesenden Personen. Diese Information ist essentiell, um später nachweisen zu können, wer bei diesem bedeutenden Vorgang zugegen war.
Die Anschrift und die Lage des Hauses sind ein weiterer entscheidender Bestandteil des Protokolls, denn sie dienen der eindeutigen Identifikation der Immobilie. Neben den aktuellen Informationen sollte das Protokoll auch verschiedene Daten umfassen, wie etwa die Termine des letzten Ein- oder Auszuges, der letzten Renovierung und natürlich das Datum der Übergabe selbst.
Ein weiterer Punkt, der besonderer Aufmerksamkeit bedarf, ist die Erfassung aller Zählerstände. Dazu zählen die Zähler für Wasser, Strom und Gas, deren genaue Werte für eine korrekte Abrechnung unerlässlich sind.
Nicht zu vergessen ist die sorgfältige Auflistung der übergebenen Schlüssel. Jedes Detail, von Anzahl bis Typ, sollte im Protokoll festgehalten werden, um späteren Unstimmigkeiten vorzubeugen.
Bei der Erfassung von Mängeln und Schäden sollte man akribisch vorgehen und auch kleinste Defekte dokumentieren. Dies gilt ebenso für Fenster, Türen und Schlösser, deren Funktionsfähigkeit vollständig überprüft werden sollte – jedes Fenster und jede Tür muss geöffnet und geschlossen, auf Kippfunktion untersucht werden.
Eine gründliche Untersuchung des Hauses verlangt außerdem nach einem Blick hinter Schränke und andere große Einrichtungsgegenstände, um möglichen Schimmelbefall aufzudecken – ein Problem, das unerkannt nicht nur gesundheitliche, sondern auch finanzielle Folgen haben kann.
Zuletzt dürfen auch die Funktionsprüfungen aller Leitungen, Toilettenspülungen, elektrischen Geräte sowie der Heizkörper nicht vernachlässigt werden. Jedes Detail zählt, um sicherzustellen, dass alle Einrichtungen ordnungsgemäß funktionieren und keine verborgenen Schäden vorliegen, die später zu Streitigkeiten führen könnten.
Sie sehen selbst; bei einem Übergabeprotokoll gibt es einiges zu beachten. Damit Ihnen kein wichtiger Punkt entgeht, haben wir Ihnen den Inhalt dieses Unterkapitels als Liste zusammengefasst:
Im Idealfall wird das Haus natürlich ohne größere Schäden und besenrein übergeben. Ist das der Fall, sollte das ebenfalls im Protokoll erwähnt werden.
Mit der Notiz „besenrein und mängelfrei übergeben“ sichern sich vor allem Vermieter gegen etwaige Schadensersatzsprüche seitens der neuen Mieter ab.
Auch wenn man Gefahr läuft als pingelig zu gelten und viel Zeit aufwendet: Mängel sollten genau untersucht und exakt beschrieben werden.
Denn: Je genauer die Beschreibung, desto höher die Beweiskraft des Dokuments.
Björn Kolbmüller
Geschäftsführer
Durch ein Übergabeprotokoll entsteht ein außerhalb von Geschäftsräumen geschlossener Vertrag. Das bedeutet, dem Mieter steht ein Widerrufsrecht grundsätzlich zu, wenn der Vermieter als Unternehmer handelt.
Die Frist liegt hier bei 14 Tagen, wenn der Mieter über diese Recht informiert wurde. Ansonsten sind 12 Monate und 14 Tage die Regel. Als Unternehmen gilt der Vermieter als juristische Person wie eine GmbH. Handelt es sich um eine natürliche Person ist es schwieriger eindeutig abzugrenzen.
§ 355 BGB regelt das Widerrufsrecht von Verbrauchern und gibt darüber Aufschluss, wie und in welchem Zeitraum dieses ausgeübt werden kann.
Jegliche Schadensersatzansprüche sind im bürgerlichen Gesetzbuch geregelt. Verschlechtert oder verändert sich das Haus aus irgendwelchen Gründen, gibt es zwar Schadensersatzansprüche, diese verjähren aber nach sechs Monaten.
Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich im § 548 Abs. 1 BGB wieder. Im Näheren heißt das: Die Verjährung beginnt mit dem Zeitpunkt an dem der Vermieter die Mietsache, also das Haus, zurückerhält.
Unbedingt zu beachten ist, dass beide Parteien, also sowohl Mieter als auch Vermieter eine Abschrift des Übergabeprotokolls erhalten müssen. Andernfalls kann es zu Problemen kommen. Jemand könnte im Nachhinein etwas hinzufügen – Streitigkeiten sind so vorprogrammiert.
Wird nicht nur reiner Wohnraum, sondern, was bei einem Haus sehr wahrscheinlich ist, auch ein Garten mit übergeben, dürfen sämtliche Außenanlagen nicht vergessen werden. Gartenhäuschen zählen ebenso wie Terrassen und Gartenstücke.
Ebenfalls ist es ratsam, alle übergebenen Geräte auf ihre Funktionalität zu überprüfen und sich die Inbetriebnahme genau erklären zu lassen.
Fotos aus verschiedenen Winkeln, auf denen die Mängel gut zu erkennen sind, können als gute Beweismittel fungieren.
Im Falle, dass Mieter das Haus vor ihrem Auszug beschädigt haben, heißt es schnell sein. Der Vermieter muss den Ex-Mieter baldmöglichst zur Reparatur und Nachbesserung auffordern.
Denn nach dem Gesetz gilt: Ab dem Zeitpunkt der Rückgabe des Mietobjekts verjähren Ersatzansprüche nach 6 Monaten. Diese Frist gilt allerdings als pausiert, sobald über Schadensbeseitigungen verhandelt wird.
Bei Schadensersatzansprüchen geht der Mieter am besten wie folgt vor:
Entdecken die neuen Mieter beim Einzug Schäden, die nicht im Übergabeprotokoll erfasst sind, müssen diese protokolliert und dem Vermieter unverzüglich schriftlich gemeldet werden. Dieser muss die Schäden dann innerhalb einer vereinbarten Frist beheben.
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Manche Schäden sind auf den ersten und auch auf den zweiten Blick einfach nicht direkt zu erkennen. Führen diese dann aber zu Einschränkung beispielsweise bei der Inbetriebnahme, ist es ärgerlich, wenn sie nicht im Übergabeprotokoll erwähnt sind.
In diesem Fall sollte der Vermieter baldmöglichst informiert werden, idealerweise schriftlich. Meist findet sich dann schnell eine Lösung und der Mangel kann in beidseitigem Einvernehmen im Protokoll ergänzt werden. Im härtesten Fall jedoch, bleibt nur der Weg über den Rechtsanwalt.
Ebenso sollte der Vermieter einen nachträglich aufgefallenen Mangel direkt an den ehemaligen Mieter melden. Auch hier gilt: im besten Falle wird das Übergabeprotokoll einfach ergänzt. Im schlechtesten Fall muss die Angelegenheit über einen Rechtsanwalt geregelt werden.
War der Schaden eigentlich gut zu erkennen, wurde aber aus Unaufmerksamkeit übersehen, verhält sich das Ganze etwas anders. Änderungen im Nachhinein sind nur schwer möglich, immerhin haben beide Parteien unterschrieben und zugestimmt.
Mit Mietminderungen oder Schadensersatzforderungen sieht es also auf beiden Seiten eher schlecht aus. Deshalb: Lieber eine extra Runde durch die Immobilie drehen und im Zweifelsfall zweimal hinsehen.
Damit eine Übergabe möglichst reibungslos abläuft und das Mängelprotokoll idealerweise relativ leer bleibt, ist es ratsam, die Übergabe gut vorzubereiten. Darunter fallen im speziellen jegliche Schönheitsreparaturen, die meist bereits im Mietvertrag geregelt sind.
Sofern nicht anders vereinbart, gehört hierzu das Streichen und Tapezieren aller Wände und Decken, sowie das Streichen von Fußböden, Heizkörpern und Heizungsrohren. Außerdem sollten Türen, Fenster und Leisten oder Leitungen, die über dem Putz liegen einen frischen Anstrich erhalten. Am besten bei der Farbwahl auf Nummer sicher gehen und ein neutrales weiß wählen. Schließlich müssen jegliche Bohr- und Dübellöcher verschlossen sein.
Manchmal fordern die neuen Mieter weitere Reparaturen und Ausbesserungen. Hier ist aber Vorsicht geboten – der Vermieter ist nicht verpflichtet mehr zu leisten, als im Vertrag festgehalten ist. Oft sollen Holzböden oder Schränke geschliffen und versiegelt, Balkone und Terrassen in Stand gebracht oder Kellerräume und Gemeinschaftsnutzflächen renoviert werden.
Diese Arbeiten fallen aber im Normalfall genauso wenig in die Zuständigkeit des Vermieters, wie die Beseitigung jeglicher Schäden, die im Übergabeprotokoll nachweislich nicht festgehalten wurden.
Vermieter sollten vor der Übergabe alle im Mietvertrag definierten Schönheitsreparaturen erledigen. Dazu zählt das Streichen von Wänden und Heizkörpern sowie das Schließen von Bohrlöchern. Alle darüber hinausgehenden Renovierungsarbeiten sind ohne vertragliche Grundlage nicht verpflichtend.
Für den Tag der Übergabe wird schließlich ein verbindlicher Termin ausgemacht. Kurz zuvor sollte die Immobilie erneut kontrolliert werden. Sind alle Fenster geschlossen, ist das Haus sauber und leer und sind alle Hähne zugedreht? Können Sie all diese Punkte mit “Ja” beantworten, steht einer erfolgreichen Abnahme nichts mehr im Weg.
Wünschenswert für eine zügige und unkomplizierte Abnahme ist besonders für den Mieter, dass er schnell die hinterlegte Kaution wiederbekommt. Je besser der Zustand des Hauses, desto besser die Aussichten auf eine vollständige Rückerstattung des hinterlegten Geldes. Bei größeren Schäden oder ausstehenden Betriebskosten kann der Vermieter aber einen Restbetrag einbehalten.
Bei kleineren Schäden gilt es, Verhandlungsgeschick zu beweisen. Oft kann man auf normale Abnutzungserscheinungen argumentieren, zum Beispiel bei kleineren Kratzern oder Verfärbungen. Können Differenzen hierbei nicht beigelegt werden, ist es wichtig die widersprüchlichen Positionen im Übergabeprotokoll festzuhalten.
Also, noch einmal zusammengefasst. Am Tag der Übergabe sollten Sie an Folgendes unbedingt denken:
Das Übergabeprotokoll ist ein unabdingbares Dokument für Vermieter, Mieter und Käufer, um den Zustand eines Hauses bei Übergabe zu dokumentieren und rechtliche Sicherheit zu schaffen. Durch sorgfältige Dokumentation von Zustand, Zählerständen und möglichen Mängeln können spätere Auseinandersetzungen vermieden werden.
Wichtig sind auch die Kenntnis über die Fristen von Widerrufsrechten und Schadensersatzansprüchen. Eine genaue und vollständige Protokollierung bietet Schutz und dient als Beweismittel bei etwaigen Streitigkeiten.
Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Übergabeprotokoll nicht, es hilft allerdings spätere Streitigkeiten zu vermeiden und sich rechtlich auf der sicheren Seite zu bewegen.
Aufgeführt sein müssen in jedem Fall die anwesenden Personen, Name und Adresse des Vermieters und des Mieters, sowie des Objekts, des übergeben wird. Am wichtigsten sind dann natürlich alle gefundenen Schäden und Mängel. Auch Zählerstände und übergebene Schlüssel sollten notiert werden.
Im Falle eines Bezugs durch neue Mieter, muss der Vermieter innerhalb einer gesetzten Frist für die Aufarbeitung der Mängel sorgen. Später entdeckte Mängel sollten umgehend gemeldet und besprochen werden. Andernfalls sinkt die Chance, dass der Vermieter die Kosten für die Reparatur übernimmt.
Persönliche Anwesenheit ist sicherlich von Vorteil, wer aber verhindert ist kann auch einen bevollmächtigten Dritten zur Übergabe schicken.
