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Wie Sie die richtigen Makler für Ihr Immobilienteam einstellen

Björn Kolbmüller Geschäftsführer
18. Okt 2023 / 12 Min. Lesezeit

Es ist keine Übertreibung zu sagen, dass die Einstellung der richtigen Makler und Mitarbeiter über den Erfolg Ihres Immobilienteams entscheiden kann. Wenn Sie die falsche Person für Ihr Team oder Ihre Maklerfirma einstellen, kann es Monate dauern, bis Sie sich davon erholt haben, vielleicht sogar länger. Es wird Sie mit Sicherheit Geld und Zeit, und es könnte Sie sogar Beziehungen kosten. Fragen Sie jeden, der schon einmal ein Team oder eine Maklerfirma geleitet hat und er wird Ihnen sagen, dass Sie ein System brauchen, um die richtigen Leute zu finden, zu prüfen und einzustellen, ganz gleich, ob es sich um Makler oder Hilfskräfte handelt.

In diesem Artikel erfahren Sie, mit welchem Einstellungsprozess es Ihnen gelingt, sich zu einem Spitzenteam zu entwickeln. Wir geben Ihnen einen Einblick in einen rigorosen Interviewprozess, welcher fünf Gespräche mit dem Kandidaten, die Überprüfung von Referenzen, Persönlichkeitstests und vieles mehr umfasst.

Das System der Einstellung

Maklerin und Bewerberin, die ein Bewerbungsgespräch an einem kleinen runden Tisch führen.

Denken Sie einen Moment lang über Ihr Einstellungssystem nach. Wie viele Gespräche führen Sie mit einem Bewerber, eins oder zwei? Rufen Sie die Referenzen an und führen Sie einen Persönlichkeitstest durch? Es gibt viele Einstellungsphilosophien, die Sie in Ihrem Team oder bei Ihrem Maklerunternehmen anwenden können. Einige davon haben Sie wahrscheinlich schon gehört.

  • Langsam einstellen und schnell entlassen
  • Stellen Sie nur Leute ein, die für Sie arbeiten, wenn Sie auch bereit wären, für sie zu arbeiten
  • Stellen Sie nach Einstellung ein und bilden Sie nach Fähigkeiten aus
  • …und so weiter, und so weiter

Doch bei der Einstellung der richtigen Mitarbeiter geht es um viel mehr als um Worte oder eine Philosophie. Es geht darum, einen Plan zu haben, ein System, und es auszuführen.

In den USA gibt es das Einstellungssystem von Keller Williams namens „Career Visioning“, welches dort sehr erfolgreich angewendet wird und seit kurzem auch in Deutschland immer mehr an Bekanntheit gewinnt. Durch diesen gründlichen Prozess können Sie Fehlbesetzungen in Ihrem Team vermeiden und sich voll und ganz auf den Erfolg Ihres Maklerunternehmens konzentrieren.

Der Einstellungsprozess – Schritt für Schritt

Wahrscheinlich sind Sie immer auf der Suche nach neuen Talenten für Ihr Immobilienteam, doch Sie sollten sehr wählerisch sein, wen Sie da in Ihr Team holen. Um den richtigen Kandidaten für Ihr Maklerunternehmen zu finden, sollten Sie verschiedene Phasen des Einstellungsprozesses durchgehen.

Im Durchschnitt können Sie damit rechnen, dass der komplette Prozess bis zur Einstellung zwischen zwei Wochen und einem Monat dauert. Und diese Zeit sollten Sie sich auch nehmen, um herauszufinden, wie viel Talent Ihr Bewerber hat und ob er gut ins Team passt. Um wirklich tief in die Person einzutauchen, ihre Denkweise, ihre Ziele und ihre Wünsche kennenzulernen. Schließlich wollen Sie sicher gehen, dass jeder, der in Ihr Team kommt, auch ins Team passt.

Makler und Bewerber, die ein Bewerbungsgespräch auf einer Bank draußen führen mit Tablet in der Hand.

Phase 1

Alles beginnt mit einem Einzelgespräch zwischen Ihnen und dem Bewerber. Bevor dieses jedoch stattfindet, lassen Sie Ihren Bewerber den DISG-Persönlichkeitstest machen, um ein Gefühl für die Person zu bekommen. Im Einzelgespräch dann geht es noch mehr in die Tiefe und die geschäftlichen Fähigkeiten. Stellen Sie Fragen wie „Sind sie ein Menschenfreund? Sind Sie ein Zahlenmensch? Was sind Ihre Herausforderungen? Wie schnell nehmen Sie Informationen auf? Wie durchsetzungsfähig sind Sie?“.

Dies ist ein idealer Ansatzpunkt, um ein Gespräch zu beginnen. Dadurch können Sie sehen, wie groß das Interesse ist. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob die Einschätzungen mit dem Selbstbild des Bewerbers übereinstimmen, können Sie außerdem fragen: „Auf einer Skala von 1 bis 10, wie würden Sie sagen, wie Sie kommunizieren, was für ein Teamplayer Sie sind, wie durchsetzungsfähig Sie sind?“.

Am Ende des Gesprächs unterhalten Sie sich noch ein bisschen und wenn Sie das Gefühl haben, der Bewerber passt nicht zu Ihnen, dann sagen Sie, dass Sie immer wieder auf der Suche nach Mitarbeitern sind, aber zurzeit leider keine passende Stelle frei ist. Wenn der Bewerber hingegen die erste Runde besteht und die Dinge gut aussehen, geht es zu Phase zwei über – das zweite Gespräch.

Phase 2

Das zweite Gespräch entspricht eher einem typischen Vorstellungsgespräch, bei dem Sie quasi die ganz normalen Fragen stellen, die man in fast jedem Interview hören würden. Wenn Sie direkt beim ersten Gespräch ein gutes Gefühl haben, können Sie das zweite Gespräch nahtlos hinten dran hängen, je nachdem wie der Bewerber reagiert. Oder Sie setzen einen neuen Termin dafür an.

Fragen, um ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, wer die Person ist, sind zum Beispiel:

  • Wie gut können Sie Herausforderungen meistern?
  • Nennen Sie mir ein Beispiel für die letzte Herausforderung, die Sie gemeistert haben.
  • Wie gehen Sie mit XY um?
  • Sind Sie jemals jemandem begegnet, der ein Besserwisser ist?
  • Wie gehen Sie mit solchen Leuten um?
  • Erzählen Sie mir von Ihrem letzten Chef.

In diesem Gespräch nehmen Sie außerdem die Informationen aus der Persönlichkeitsbeurteilung und verfeinern das Gespräch, um herauszufinden, ob der Bewerber schlecht über sein letztes Team oder über seinen Vorgesetzten redet.

Tipp

Sprechen Sie in den Vorstellungsgesprächen nur sehr wenig und lassen Sie die Bewerber mehr reden, um so viele Informationen wie möglich von ihnen zu sammeln.

Nach dem zweiten Vorstellungsgespräch fragen Sie den Bewerber nach Referenzen, Arbeitsreferenzen und persönliche Referenzen. Rufen Sie all diese Leute an, auch, wenn es zeitaufwendig ist. Die meisten Chefs tun dies nicht, da sie sich die Zeit sparen wollen, dabei bekommen Sie auch hier viele wichtige Informationen über die Person, die bei Ihnen arbeiten möchte.

Viele Leute werden überrascht sein, wenn Sie anrufen und hin und wieder werden Sie mit Sicherheit von Leuten zurückgewiesen. Versuchen Sie es dann mit „Wenn Ihnen die Person wirklich am Herzen liegt und Sie wollen, dass sie in dieser Position weiterkommt, brauchen wir wirklich ein paar Informationen über die Person, wie sie sich in Ihrem Umfeld verhält, wie sie als Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen war, etc.“. Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich, um ein besseres Bild Ihres Bewerbers zu bekommen, um dann besser entscheiden zu können, ob er in Ihr Team passt oder nicht.

Phase 3

Das dritte Gespräch – hier geht es quasi um das Geschäftliche, das berufliche Leben des Bewerbers. In diesem einstündigen Gespräch fangen Sie zum Beispiel in der Schulzeit an und gehen folgende Fragen durch:

  • Wann hatten Sie Ihren ersten Job?
  • Was war Ihr erster Job?
  • Wie war Ihr Chef?
  • Was haben Sie bei der Arbeit dort gelernt?
  • Was war das Schlimmste daran, dort zu arbeiten?
  • Was war das Beste daran, dort zu arbeiten?
  • Und gab es noch etwas, das in dieser Zeit am Gymnasium / weiterführende Schule passiert ist, das für Sie wichtig war oder Sie für den Rest Ihres Lebens beeinflusst hat?

Anstatt nur über die letzten zwei Jahre des Lebenslaufs zu sprechen, bekommen Sie einen Einblick in das gesamte berufliche Leben des Bewerbers. So haben Sie wirklich die Möglichkeit zu sehen, wie die Einstellungshistorie des Bewerbers aussieht, wo er von dem Management, unter dem er gearbeitet hat, profitiert hat und unter welcher Art von Manager er am besten gearbeitet hat. Was er an einem Job gehasst hat und was er an einem Job geliebt hat. Und das auf eine Art und Weise, bei der Sie den Bewerber einfach über sich selbst sprechen lassen.

Wichtig im Kopf zu behalten ist, dass es nicht darum geht, den Bewerber über sein Leben auszuquetschen, sondern darum zu lernen, mit wem Sie in Zukunft eventuell zusammenarbeiten. Und das funktioniert, indem Sie über den Werdegang des Bewerbers sprechen. Am Ende hilft es auch Ihnen weiter, denn Sie wollen nichts zur Hauptaufgabe des Bewerbers machen, was er im letzten Job gehasst hat. Außerdem soll derjenige mit all den Leuten zusammenarbeiten, mit denen Sie schon seit drei oder vier oder fünf Jahren zusammenarbeiten, sodass Sie sichergehen wollen, dass er langfristig gut zu Ihnen und Ihrem Team passt.

Phase 4

Im vierten Interview geht es darum, herauszufinden, wie das Best-Case-Szenario für den Bewerber aussieht. Was sind seine Ziele? Denn am Ende des Tages gilt für Sie als Arbeitgeber: Je besser Sie die Menschen verstehen, die bei Ihnen arbeiten, und je besser Sie ihnen helfen können, ihre Ziele zu erreichen, desto länger werden sie bleiben, desto härter werden sie arbeiten, desto loyaler werden sie sein.

Es ist ein Gewinn für alle. Die meisten Manager oder Unternehmen fragen sich, was für sie selbst dabei herausspringt, wenn sie eine Person einstellen. Aber wenn Sie wirklich verstehen, was jemandem wichtig ist, dann können Sie ihm helfen, das zu erreichen. Und wenn Sie ihm helfen können, sich darauf zu konzentrieren und es zu erreichen, dann haben Sie jemanden, der in das Unternehmen investiert und Ihren Erfolg will, weil er versteht, dass Sie seinen Erfolg wollen.

Bemühen Sie sich also nicht nur darum, herauszufinden, was die Person Ihrem Team bieten kann, sondern auch, was Ihr Team der Person bieten kann.

Phase 5

Das fünfte und letzte Interview mit dem Bewerber ist sehr viel informeller. Gehen Sie zum Beispiel in einem schicken Restaurant essen, wo Sie sichergehen, dass der Ehemann, die Ehefrau oder Partner, Partnerin damit einverstanden ist, dass der Bewerber ins Team einsteigt. Gleichzeitig ist es ein gegenseitiges Kennenlernen, schließlich möchten Sie im besten Falle, dass der Bewerber für die nächsten Jahre oder bis zur Rente bei Ihnen bleibt.

Makler beim Gespräch

Ein großer Vorteil, wenn Ihre Bewerber den ganzen Prozess durchlaufen haben, ist, dass diese Person schon voll dabei ist und wirklich gerne für Ihr Unternehmen arbeiten möchte. Die Person weiß, dass sie die Stelle verdient hat und möchte in dieser Position erfolgreich sein.

Wer trifft die finale Entscheidung?

Ob Sie als Chef des Maklerunternehmens oder Ihr Regionalleiter oder jemand anderes die finale Entscheidung trifft, hängt ganz von Ihnen und der jeweiligen Position des Bewerbers ab. Es ist in jedem Falle von Vorteil, wenn Sie mit einer anderen führenden Person ins Gespräch gehen und eine Zweitmeinung bekommen. Sie können den Bewerber auch zu einem Mittagessen mit dem kompletten Team einladen, sodass sich alle einmal kennenlernen können und am Ende geben Ihnen Ihre Mitarbeiter Feedback. Letztendlich sollten Sie aber entscheiden, ob der Bewerber in Ihr Team passt oder nicht.

Fazit

Sicherlich fragen Sie sich jetzt, ob dieser ganze Einstellungsprozess nicht viel zu ernst genommen wird. Führen Sie sich aber immer wieder vor Augen, dass die Kosten für eine schlechte Einstellung weitaus höher sind als die Zeit, die Sie mit den fünf Interviews verbringen. Und sobald Sie anfangen, mit den Leuten zu reden und sie aufgrund der Position und nicht aufgrund des Bedarfs einstellen, werden Sie einen Unterschied in der Qualität der Leute sehen.

Es ist ein wirklich detailliertes System der Suche nach den richtigen Leuten, bei dem Sie wissen müssen, wonach genau Sie suchen. Aber wenn Sie eine genaue Vorstellung davon haben, wen Sie Ihrem Team hinzufügen wollen, ist dieser fünfstufige Interviewprozess eine enorme Hilfe – auch, um Ihr Unternehmen erfolgreich aufzubauen. Nehmen Sie sich die Zeit, um herauszufinden, wen Sie für Ihr Unternehmen suchen, den Sie einstellen wollen, damit Ergebnisse erzielt werden.

Drei Erkenntnisse

  1. Viele Einstellungen passieren über Empfehlungen. Halten Sie also ihre Augen und Ohren immer offen. Führen Sie ein bis zwei Gespräche im Monat, einfach um zu sehen, was der Markt an Talenten bietet.
  2. Nehmen Sie sich die Zeit, die Referenzen des Bewerbers anzurufen, um ein besseres Bild von ihm als Teammitglied zu bekommen. Es lohnt sich!
  3. Auch wenn es ein zeitaufwendiger und sehr detaillierter Prozess ist, nehmen Sie sich die Zeit. Immerhin kann eine falsche Einstellung von Mitarbeitern zwischen 60 und 80.000 € oder mehr kosten. Wenn Sie sich im Vorfeld die Zeit nehmen, diese Gespräche wirklich gründlich zu führen, können Sie sich nicht nur eine Menge Geld, sondern auch Zeit und sogar Beziehungen sparen.
Artikel von
Björn Kolbmüller
Björn Kolbmüller ist Gründer und Geschäftsführer der Eigentümer-Makler Plattform Jacasa in Berlin. Er ist seit über 15 Jahren in der Startup-Szene aktiv und beschäftigt sich rund um die Uhr mit dem Thema Immobilien.
Björn Kolbmüller

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